mfr als Handwerkersoftware? – Unsere Bewertung

Unser Interview mit mfr

Wir haben die Simplias GmbH über ihre SHK Software mfr ausgefragt.

Die Antworten der Simplias GmbH sind in blau markiert.

Kurz-Vorstellung:

1. Kurz & knapp: Bitte beschreiben Sie Ihre Handwerkersoftware in 3 Sätzen.

mfr® ist eine cloudbasierte Field Service Management Plattform, die den gesamten technischen Serviceprozess von Planung über Ausführung bis zur Dokumentation digitalisiert und automatisiert. Die mobile App ermöglicht eine lückenlose Dokumentation, während KI-gestützte Einsatz- und Ressourcenplanung Effizienz, Transparenz und Kundenzufriedenheit steigert.
Durch dynamische Workflows, Projektmanagement, Wartungsplanung und offene Schnittstellen vereint mfr® alle Prozesse in einem System – ideal für mittelständische und große SHK-Unternehmen, die ihre Serviceorganisation intelligent steuern möchten.

2. Welche Vorteile hat Ihre Software gegenüber alternativen Lösungen am Markt?

mfr® bietet mehr als klassische Handwerkersoftware : Unsere KI-gestützte Einsatzplanung und dynamischen Checklisten passen sich intelligent an reale Abläufe an und entlasten Nutzer im Alltag.
Die Plattform wird kontinuierlich weiterentwickelt und orientiert sich dabei eng an den Anforderungen unserer Kunden. Durch unsere prozessorientierte Beratung und die individuelle Weiterentwicklung mit jedem Account stellen wir sicher, dass mfr® optimal an bestehende Strukturen anschließt und langfristig Effizienz, Transparenz und Qualität im Service steigert.

3. Hand aufs Herz: Was ist bei Ihrer Software die Schwachstelle was könnte einigen Anwendern fehlen?

mfr® ist sehr umfassend und deckt zahlreiche Prozesse im Service- und Wartungsmanagement ab. Einige kleinere Handwerksbetriebe empfinden den Funktionsumfang anfangs als etwas komplex, da mfr® für wachsende und größere Teams entwickelt wurde.
Um den Einstieg zu erleichtern, bauen wir derzeit eine interne Kundenakademie auf, in der Anwender künftig leicht verständliche und praxisnahe Tutorials für einen schnellen Start sowie eine tiefere Auseinandersetzung mit mfr finden. Ein Basic-Onboarding ist bereits verfügbar.

4. An welche Handwerks-Berufe bzw. Gewerke richtet sich Ihre Software im Besonderen?

mfr® richtet sich an Service- und Handwerksbetriebe mit technischem Außendienst, die Installations-, Wartungs- oder Instandhaltungsleistungen erbringen.

Durch den modularen Aufbau eignet sich mfr® sowohl für kleinere Handwerksbetriebe, die ihre Abläufe digitalisieren möchten, als auch für mittelständische und größere Unternehmen, die ihren Außendienst koordinieren und Serviceprozesse automatisieren wollen.

Themenfeld 1: Technik

5. Handelt es sich um eine Web-Anwendung oder eine Installationssoftware? Oder gibt es beide Varianten? Falls ja, bitte die Unterschiede erläutern.

mfr® ist eine Cloud-basierte Web-Anwendung (SaaS). Zugriff erfolgt über den Browser; es ist keine lokale Installation und kein eigener Server Für den Feldeinsatz gibt es native Mobile-Apps (iOS/Android) zur Auftragsbearbeitung, Dokumentation und Checklisten.

Installationssoftware: Eine klassische On-Premise-Variante bieten wir nicht an. Updates, Sicherheitspatches und Backups erfolgen zentral im Rechenzentrum (DSGVO-konform), sodass Nutzer stets die aktuelle Version verwenden.

6. Ist die Software mobil nutzbar (Smartphone, Tablet)? Falls ja: Welche Funktionen sind mobil verfügbar, welche nicht? Gibt es eine gesonderte App?

Ja, mfr® ist vollständig mobil nutzbar. Für den Einsatz auf Smartphone und Tablet steht eine native App für iOS und Android zur Verfügung, die speziell für Techniker im Außendienst entwickelt wurde.

Mobil verfügbar: Aufträge, Checklisten, Zeiterfassung, Fotos & Dokumentation, Kundenunterschrift, Materialerfassung, Projektchat sowie Offline-Nutzung bei fehlender Internetverbindung.

Nicht mobil verfügbar: Administrationsfunktionen, Disposition und Ressourcenplanung – diese werden über die Web-Anwendung im Büro genutzt.

7. Können mehrere Nutzer/Geräte gleichzeitig arbeiten? Was ist dabei zu beachten?

Ja, mehrere Nutzer und Geräte können gleichzeitig mit mfr® arbeiten. Alle Daten werden in Echtzeit über die Cloud synchronisiert, sodass Änderungen unmittelbar für alle sichtbar sind – egal ob im Büro oder unterwegs.

Zu beachten: Eine stabile Internetverbindung sorgt für die sofortige Synchronisation, die mobile App kann jedoch auch offline genutzt werden und gleicht Daten automatisch ab, sobald wieder eine Verbindung besteht. Zugriffsrechte und Rollen sorgen dabei für klare Zuständigkeiten und Datensicherheit.

8. Welche technischen Voraussetzungen müssen erfüllt sein (Betriebssysteme, Geräte, Browser)?

mfr® ist plattformunabhängig und einfach nutzbar.
Die Web-Anwendung läuft auf allen modernen Browsern wie Google Chrome, Microsoft Edge, Firefox oder Safari – unabhängig vom Betriebssystem (Windows, macOS, Linux).

Für den mobilen Einsatz steht eine native App für iOS und Android zur Verfügung, optimiert für Smartphones und Tablets.

9. Ist ein Offline-Modus verfügbar? Wenn ja: Für welche Funktionen?

Ja, mfr® bietet einen Offline-Modus in der mobilen App.
Techniker können auch ohne Internetverbindung weiterarbeiten – beispielsweise Aufträge einsehen, Checklisten ausfüllen, Zeiten erfassen, Fotos aufnehmen und Kundensignaturen einholen.

Sobald wieder eine Verbindung besteht, werden alle Daten automatisch mit der Cloud synchronisiert. So bleibt der Arbeitsfluss auch bei schlechtem Empfang vollständig erhalten.

10. Wie ist der Umgang mit Updates (Häufigkeit, Art der Änderungen, manuell vs. automatisch)?

Updates erfolgen bei mfr® automatisch und regelmäßig.
Als Cloud-basierte SaaS-Lösung werden neue Funktionen, Verbesserungen und Sicherheitsupdates zentral eingespielt, ohne dass Nutzer selbst aktiv werden müssen.

Häufigkeit: Mehrmals pro Jahr, meist in kurzen Intervallen von ca. 3 Monaten, um neue Features oder Optimierungen bereitzustellen.

Nutzer profitieren automatisch von der jeweils neuesten Version – ohne Installationsaufwand oder Systemunterbrechung.

11. Welche Backup-Möglichkeiten gibt es? Wie einfach sind diese für technisch weniger affine Nutzer?

mfr® als Cloud-Lösung sichert eure Daten zentral und automatisch im Rechenzentrum. Mehrere Wiederherstellungspunkte stehen bereit; im Fall der Fälle unterstützt unser Support die schnelle Rücksicherung – ohne technisches Vorwissen nötig.

Je nach Rolle können Daten exportiert werden (z. B. Listen/Reports als CSV/Excel oder PDFs; Bilder/Dokumente aus Projekten). Das erleichtert eigene Ablagen oder Archivzwecke.
Backups erfolgen verschlüsselt und DSGVO-konform in der EU. Zugriffe sind rollenbasiert geregelt.

12. Wie wird Datensicherheit & Datenschutz sichergestellt?

Datensicherheit und Datenschutz haben bei uns höchste Priorität. Fortschrittliche Verschlüsselungstechnologien und strenge Zugriffskontrollen gewährleisten die Sicherheit der Daten. Wir setzen auf moderne Sicherheitsstandards und eine DSGVO-konforme Datenverarbeitung, damit Unternehmens- und Kundendaten jederzeit zuverlässig geschützt sind.

13. Welche Schnittstellen zu anderen Systemen, Softwares, Tools oder Apps sind integriert? Welche Vorteile bieten diese?

Wir bieten Schnittstellen zu Lexware Office, easybill, SAP, DATEV-Export und den iPaaS-Plattformen Papier und Make, durch die man wiederum zahlreiche Buchaltungs-Systeme in mfr integrieren kann.

Vorteil: Die Schnittstellen ermöglichen einen durchgängigen Datenfluss zwischen Auftragsmanagement, Buchhaltung und anderen Unternehmenssystemen. So entfallen doppelte Eingaben, Abläufe werden beschleunigt und die Datenqualität bleibt konsistent.

Themenfeld 2: Zentrale Funktionen im Handwerker-Alltag

14. Inwiefern unterstützt die Software bei Kalkulationen?
    • Welche Kalkulationsmöglichkeiten bietet Ihre Software?
    • Können Arbeitszeiten, Materialkosten und Gemeinkosten berücksichtigt werden?
    • Gibt es eine automatische Vor- und Nachkalkulation von Projekten?
    • Was möchten Sie sonst noch zum Thema Kalkulation anmerken?

mfr® unterstützt Unternehmen bei der vollständigen Auftrags- und Projektkalkulation. In Angeboten und Aufträgen lassen sich Arbeitszeiten, Materialkosten und sonstige Positionen direkt erfassen und bewerten. Die Software ermöglicht dadurch eine transparente Vorkalkulation auf Basis realer Werte.

Während der Ausführung werden Zeiten, Materialien und Zusatzkosten automatisch im Hintergrund erfasst und den Projekten zugeordnet. So kann jederzeit eine Nachkalkulation erfolgen, um Abweichungen zwischen geplantem und tatsächlichem Aufwand zu erkennen.

Vorteil: Anwender erhalten eine klare Übersicht über Wirtschaftlichkeit, Margen und Aufwand – von der Planung über die Ausführung bis zur Rechnungsstellung.

Weitere Funktionen wie automatische Preisübernahme aus Artikeldatenbanken, Projektstatistiken und Übersichten zu Stunden- und Materialeinsatz runden den Kalkulationsbereich ab.

15. Inwiefern unterstützt die Software bei der Angebotserstellung?
    • Wie funktioniert die Erstellung von Angeboten?
    • Gibt es Vorlagen, Varianten-Optionen oder Angebots-Konfiguratoren?
    • Können Angebote direkt digital versendet werden?
    • Umwandlung in Aufträge/Rechnungen?
    • Weitere Funktionen im Bereich Angebotserstellung?

mfr® ermöglicht das schnelle Kalkulieren und Erstellen von Angeboten direkt im Portal; Leistungen und Materialien werden komfortabel erfasst und kalkuliert. Angebote können per E-Mail versendet und per Klick in Aufträge oder Rechnungen umgewandelt werden.

Vorlagen, Textbausteine und Positions-Editoren beschleunigen die Erstellung. Mit dem integrierten Berichtsdesigner lassen sich Angebote und Rechnungen individuell und einfach gestalten.

Über die zentrale Artikel- und Leistungsdatenbank mit UGL-/IDS-Anbindung lassen sich Positionen schnell einfügen.

Der intelligente Wartungsplaner erleichtert die Verwaltung wiederkehrender Wartungsverträge und Termine. mfr® deckt den gesamten Prozess von Angebot über Auftrag bis Rechnung ab – effizient, integriert und digital.

16. Inwiefern unterstützt Ihre Software bei der Rechnungsstellung?
    • Wie funktioniert die Erstellung von Rechnungen?
    • Unterstützt Ihre Software die E-Rechnungspflicht (XRechnung/ZUGFeRD)?
    • Sind Abschlags-, Teil- oder Sammelrechnungen möglich?
    • Können Zahlungen verfolgt werden? Gibt es ein Mahnwesen ggf. automatisiert durch Verknüpfung mit Bankkonten)?
    • Weitere Funktionen im Bereich Rechnungsstellung?

mfr® unterstützt den gesamten Abrechnungsprozess – von der Angebotserstellung bis zur fertigen Rechnung. Aus Aufträgen oder Projekten lassen sich Rechnungen mit einem Klick erzeugen; alle Positionen, Zeiten und Materialien werden automatisch übernommen.

Mfr bietet Abschlags-, Teil- und Sammelrechnungen sowie E-Rechnungen (ZUGFeRD). Mit dem integrierten Berichtsdesigner können Rechnungen individuell gestaltet werden.

Über die zentrale Projektübersicht behalten Nutzer den Status offener und bezahlter Rechnungen im Blick. Offene Posten können gefiltert und exportiert werden; ein automatisiertes Mahnwesen oder eine Bankintegration ist derzeit nicht Bestandteil der Lösung.

Diese Funktionen sind Bestandteil des Office-Pakets, das optional zu den Field-Lizenzen gebucht werden kann.

Vorteil: Alle Abrechnungsschritte sind klar strukturiert, revisionssicher dokumentiert und vollständig digital – für eine einfache, transparente und effiziente Rechnungsabwicklung.

17. Inwiefern unterstützt Ihre Software beim Projekt- & Terminmanagement?
    • Gibt es eine Kalenderfunktion bzw. Terminplaner?
    • Wie werden Projekte und Aufträge organisiert?
    • Können Aufgaben bestimmten Mitarbeitern zugewiesen werden?
    • Weitere Funktionen im Bereich Projekt-/Terminmanagement?

Über den integrierten Kalender können Aufträge, Einsätze und Projekte zentral geplant und koordiniert werden. Termine lassen sich per Drag & Drop verschieben, filtern oder einzelnen Mitarbeitern und Teams zuweisen. Die Disposition erfolgt dabei übersichtlich in Echtzeit, inklusive Fahrzeug- und Ressourcenübersicht.

Projekte werden in Phasen, Aufgaben und Aufträge gegliedert, sodass jeder Schritt klar dokumentiert und nachvollziehbar bleibt. Aufgaben können direkt bestimmten Mitarbeitern zugeordnet werden, die sie über die mobile App mit Status, Notizen, Fotos oder Zeiten aktualisieren.

Alle Beteiligten – vom Büro bis zum Techniker – arbeiten so im selben System, behalten den Überblick über Fortschritte, Fristen und Prioritäten und vermeiden doppelte Abstimmungen.

Erweiterte Funktionen wie automatische Benachrichtigungen, Verknüpfung mit Checklisten oder Projektberichte sorgen zusätzlich für Transparenz und eine effiziente Organisation im gesamten Team.

18. Inwiefern unterstützt die Software beim Material- & Bestandsmanagement?
    • Gibt es eine Lagerverwaltung?
    • Können Bestellungen automatisiert oder direkt aus der Software erstellt werden?
    • Anbindung an Lieferanten oder Großhändler?
    • Wie werden Materialverbräuche erfasst & dokumentiert?
    • Weitere Funktionen im Bereich Material- & Bestandsmanagement?

mfr® unterstützt zentrale und mobile Lager. Das Inventar lässt sich vom Hauptlager bis in die Fahrzeuge nachverfolgen; jedes Fahrzeug kann als eigenes Lager geführt werden. So ist der Weg von Ersatzteilen, Materialien und Werkzeugen transparent nachvollziehbar.

Erfassung von Materialverbräuchen: Material kann dem Auftrag/Projekt zugeordnet und der Verbrauch entlang des Prozesses dokumentiert werden – inklusive projektbezogener Materialübersicht in mfr Project.

Schnittstellen zu SHK-Großhändlern/Online-Katalogen: Anbindung über UGL und IDS; Warenkörbe lassen sich importieren/exportieren, Artikel aus Großhändler-Datenbanken übernehmen.

mfr® unterstützt den Import von GAEB-Dateien (Format X83), sodass Ausschreibungsdaten direkt ins System übernommen und für Angebote, Aufträge oder Rechnungen weiterverarbeitet werden können. Eine Urkalkulation oder ein GAEB-Export sind derzeit nicht vorgesehen – mfr® konzentriert sich auf die effiziente Bearbeitung, Planung und Abwicklung nach dem Ausschreibungsprozess.

Weitere Funktionen: Praxisartikel beschreiben die KlarPris-Integration für Preisvergleiche zwischen Großhändlern direkt im mfr-Prozess.

19. Inwiefern unterstützt Ihre Software bei der Geräte- und Werkzeugverwaltung?
    • Können Geräte und Werkzeuge in der Software erfasst und verwaltet werden?
    • Gibt es Funktionen zur Nachverfolgung von Standort, Nutzung oder Verantwortlichen?
    • Unterstützt die Software Wartungsintervalle oder Prüftermine?
    • Können Ausgaben, Reparaturen oder Ersatzbeschaffungen dokumentiert werden?
    • Weiteres zum Thema Geräte- und Werkzeugverwaltung?

mfr® ermöglicht die zentrale Erfassung und Verwaltung von Geräten, Maschinen und Werkzeugen direkt im System. Alle wichtigen Informationen – wie Seriennummer, Standort, Einsatzhistorie oder zuständiger Mitarbeiter – sind übersichtlich hinterlegt und jederzeit abrufbar.

Über integrierte Funktionen lassen sich Wartungsintervalle und Prüftermine definieren und automatisiert überwachen. So wird sichergestellt, dass Geräte regelmäßig geprüft und einsatzbereit bleiben.

Auch Ausgaben, Reparaturen und Ersatzbeschaffungen lassen sich direkt im System dokumentieren, sodass jederzeit ein vollständiger Überblick über Kosten, Nutzung und Lebensdauer der Geräte besteht.

20. Inwiefern fungiert die Software auch als CRM (Kundenmanagement und -kommunikation)?
    • Wie werden Kundendaten verwaltet?
    • Verknüpfung mit Angeboten, Projekten und Rechnungen?
    • Dokumentation von Notizen, Telefonaten oder E-Mail-Kommunikation (ggf. Mails direkt aus der Software heraus)?
    • Gibt es eine Erinnerungsfunktion (z. B. Wartungsintervalle)?
    • Weitere Funktionen im Bereich Kundenkommunikation und Kundenmanagement?

mfr® bietet ein flexibles CRM mit sauberer Trennung von Kontakten, Auftraggebern und Einsatzorten. Stammdaten arbeiten in intelligent verknüpften Datenbanken zusammen – so bleiben Kundeninfos, Standorte und zugehörige Vorgänge transparent.
Kundendaten und projektbezogene Informationen sind zentral verfügbar; das Kundenportal stellt Kunden relevante Dokumente und Informationen in Echtzeit bereit (z. B. Termine, Dokumente).

Der Wartungsplaner legt Starttermin & Intervall fest, erstellt Aufträge automatisch und unterstützt so das fristgerechte Einhalten von Wartungen.
Automatische Kundenbenachrichtigungen per E-Mail sind über das Kundenportal vorgesehen; für die interne Abstimmung steht der DSGVO konforme Projekt-/Auftragschat in der App und im Portal bereit.

Weitere CRM-Funktionen
Das CRM ist auf Kundenzentrierung ausgelegt und unterstützt den Self-Service über das Kundenportal (Einsicht in Einsatzorte, Termine, Dokumente).

21. Inwiefern unterstützt Ihre Software bei der Dokumentation?
    • Fotodokumentation (z. B. Baustelle, Schadensbilder)?
    • Ablage von Dokumenten (Pläne, Verträge, Nachweise)?
    • Wird die digitale Unterschrift unterstützt?
    • Weitere Funktionen im Bereich Dokumentation?

mfr® bietet eine umfassende digitale Dokumentationsfunktion, mit der alle projektrelevanten Informationen, Bilder und Nachweise zentral erfasst und verwaltet werden können.

Über die integrierte Fotodokumentation lassen sich Baustellen, Anlagen oder Schadensbilder direkt in der mobilen App festhalten. Fotos werden automatisch dem jeweiligen Auftrag oder Projekt zugeordnet und stehen sofort im Büro zur Verfügung.

Zusätzlich können Dokumente wie Pläne, Verträge, Nachweise oder Prüfberichte direkt im System abgelegt und eindeutig den passenden Projekten, Kunden oder Geräten zugewiesen werden.

Die digitale Unterschrift wird vollständig unterstützt – Kunden und Techniker können Aufträge, Berichte oder Übergaben direkt auf dem mobilen Endgerät unterschreiben.

Weitere Funktionen wie automatische Berichterstellung, Checklistenintegration und die Verknüpfung von Dokumenten mit Wartungs- oder Serviceaufträgen sorgen für eine lückenlose, revisionssichere Dokumentation – einfach, mobil und jederzeit nachvollziehbar.

22. Inwiefern berücksichtigt Ihre Software Gewerk-spezifische Anforderungen?
    • Gibt es Module oder Funktionen, die speziell für einzelne Gewerke entwickelt wurden (z.B. für Elektriker, Maler, Dachdecker usw…)?
    • Stehen branchenspezifische Vorlagen oder Leistungskataloge zur Verfügung?
    • Weiteres zum Thema Gewerk-spezifische Besonderheiten?mfr® wird in unterschiedlichen Handwerksbranchen eingesetzt (u. a. SHK, Anlagen- & Maschinenbau, Glasfaser, PV-Solar, Facility Management) und passt sich den Anforderungen der jeweiligen Gewerke an.

Anstatt starrer Branchen-Module setzt mfr® auf konfigurierbare Vorlagen und dynamische Checklisten mit Pflichtfeldern und Abhängigkeiten – so lassen sich Arbeitsabläufe, Prüfungen und Dokumentation je Gewerk sauber abbilden.

Für Angebote stehen Angebotsvorlagen inkl. Material-/Positionspflege zur Verfügung; Prüfungen lassen sich über den Checklisten-/Prüfprotokoll-Editor abbilden – bei Bedarf auch anhand bewährter Vorlagen (z. B. DGUV/UVV).

Projekte, Aufträge und Dokumente (z. B. Pläne, Nachweise) werden zentral strukturiert; Kategorien und Checklisten sorgen für klare, gewerk-taugliche Workflows und lückenlose Dokumentation.

mfr® bietet gewerk-spezifische Praxis durch anpassbare Vorlagen, Checklisten und Workflows – statt isolierter Branchen-Module. Das macht Prozesse je Gewerk standardisierbar und zugleich flexibel.

23. Inwiefern unterstützt Ihre Software beim Mitarbeiter-Management?
    • Einsatz-/Schichtplanung?
    • Zeiterfassung & Arbeitszeitauswertung?
    • Können Urlaube, Abwesenheiten und Krankmeldungen verwaltet werden?
    • Gibt es eine Lohnvorbereitung oder eine Schnittstelle zur Lohnbuchhaltung?
    • Weiteres zum Thema Mitarbeiter-Management?

mfr® unterstützt die digitale Zeiterfassung direkt über die mobile App oder im Büro. Arbeitszeiten können projekt- und auftragsbezogen erfasst und automatisch den jeweiligen Tätigkeiten zugeordnet werden.

Urlaubsanträge können in der App und im Portal von den Mitarbeitern beantragt werden und dann vom Teamleiter freigegeben werden. Die Krankentage sowie Abwesenheiten können ebenfalls in der App und im Portal verwaltet werden.

Für die Lohnvorbereitung stehen Exportschnittstellen zur Verfügung – z. B. im DATEV-Format –, sodass erfasste Zeiten direkt an die Lohnbuchhaltung übergeben werden können.

Vorteil: Unternehmen behalten den Überblick über Arbeitszeiten und Personaleinsätze, reduzieren den administrativen Aufwand und schaffen eine klare Grundlage für Abrechnung und Controlling.

24. Inwiefern unterstützt Ihre Software bei weiteren Handwerker-spezifischen Funktionen?
    • Fuhrpark-Management?
    • Aufmaß-Erstellung?
    • GAEB-/AVA-Schnittstellen?
    • Integration von Zahlungsanbietern (z. B. PayPal, Klarna, SEPA-Lastschrift)?
    • Weitere Handwerker-spezifische Funktionen?

Fuhrpark-Management: In Kombination mit unserem Add On FLOTTR stehen Funktionen wie GPS-Tracking, elektronisches Fahrtenbuch und Fuhrparkverwaltung zur Verfügung. Das ergänzt mfr® um orts- und fahrzeugbezogene Transparenz im Alltag.

Aufmaß / Mengenerfassung: Mengen, Leistungen und Materialien lassen sich direkt im Auftrag erfassen und dokumentieren (inkl. Fotos/Checklisten). So können auftragsbezogene Mengen Nachkalkulation und Abrechnung stützen.

mfr® unterstützt den Import von GAEB-Dateien (Format X83), sodass Ausschreibungsdaten direkt ins System übernommen und für Angebote, Aufträge oder Rechnungen weiterverarbeitet werden können. Eine Urkalkulation oder ein GAEB-Export sind derzeit nicht vorgesehen – mfr® konzentriert sich auf die effiziente Bearbeitung, Planung und Abwicklung nach dem Ausschreibungsprozess.

Zahlungsanbieter (PayPal, Klarna, SEPA-Lastschrift): Direkte Payment-Provider-Integrationen sind nicht ausgewiesen. Rechnungen werden digital erzeugt und versendet; die Weiterverarbeitung erfolgt über die angebundenen Buchhaltungssysteme/Exporte.

Weitere Funktionen:

mfr® bietet einen Wartungsplaner mit KI-Unterstützung für wiederkehrende Einsätze und Verträge, eine mobile Fotodokumentation mit digitaler Unterschrift sowie eine zentrale Dokumentenablage für Pläne, Nachweise und Berichte.

Zur besseren Organisation stehen eine Geräte- und Werkzeugverwaltung, eine umfassende Einsatz- und Ressourcenplanung mit integrierter Routenoptimierung und „Bester-Techniker“-Funktion zur Verfügung.

Ein Kundenterminplaner und das Kundenportal erleichtern die Abstimmung mit Kunden, während der DSGVO-konforme interne Chat die Kommunikation im Team vereinfacht – sicher, direkt und in Echtzeit.

25. Inwiefern unterstützt Ihre Software bei weiteren unternehmerischen Funktionen?

• Finanzbuchhaltung / Datenübergabe an den Steuerberater (z. B. DATEV-Schnittstelle, Exportfunktionen für andere Buchhaltungssysteme)?
• Controlling, Statistiken & Auswertungen?
• Weitere unternehmerische Funktionen?

mfr® bietet ein Dashboard & Reporting mit Echtzeit-Kennzahlen (u. a. Aufträge, Auslastung, Arbeits-/Fahrzeiten, Budgets, Projekte, Kostenstellen, First-Time Fix Rate) sowie flexibel konfigurierbare Ansichten und Diagramme sowie ein Anbindung zu Power-BI.

Übergabe an die Buchhaltung via DATEV-Schnittstelle (automatisierter Import/Export von Buchhaltungsdaten; Nutzung für Lohn & Gehalt möglich). Zusätzlich stehen weitere Schnittstellen/Exportformate bereit (z. B. easybill, Lexware Office).

End-to-end Abrechnung inkl. Angebot → Auftrag → Rechnung; E-Rechnung (ZUGFeRD); individuelles Rechnungs-/Dokumentlayout über Berichtsdesigner.

Themenfeld 3: Preise & Leistungen

26. Wie sind die Preise & Konditionen der Software? Bitte möglichst transparent darstellen.
    • Abgestufte Funktions-Pakete?
    • Monatliche/Jährliche Kosten?
    • Mehrkosten für weitere Nutzer?
    • Mindestvertragslaufzeit und Kündigungsfrist?

Abgestufte Funktions-Pakete

• • • mfr Field Service mit Staffelung bis Enterprise (u. a. KI-Planung, SSO). Preise werden nutzerbasiert angezeigt; mfr startet ab min. 5 Nutzern. Beispiel auf der Seite: 55 € pro Nutzer/Monat (Enterprise). Die Preiskarte zeigt zudem einen Rechner sowie Paket-Unterschiede (z. B. Checklisten-Schritte, Wartungsplaner).
    • mfr Project: 99 € pro Monat, jede weitere Lizenz 15 € / Monat.
    • mfr Office: 75 € pro Monat, jede weitere Lizenz 20 € / Monat; nur als Erweiterung zu Field Service oder Project.
    • Add-ons (Auszug): GPS-Tracking & Fahrtenbuch 12 € / Monat (zzgl. einmalig 150 € pro Tracker mit SIM); Telefonsupport 20 % der monatlichen Gesamtkosten. Alle Preise zzgl. USt.

Monatliche / jährliche Kosten

• • • Preise werden monatlich ausgewiesen; Zahlung ist monatlich per Lastschrift im Voraus oder jährlich per Rechnung (bei jährlicher Zahlung 3 % Nachlass) möglich.

Mehrkosten für weitere Nutzer

• • • Project: +15 € / Monat je weiterer Lizenz. Office: +20 € / Monat je weiterer Lizenz. Bei Field Service erfolgt die Preisbildung nutzerbasiert je Paketstufe; die Seite weist einen Preisrechner

Mindestvertragslaufzeit & Kündigungsfrist

• • • Mindestlaufzeit 12 Monate, danach automatische Verlängerung um jeweils 12 Monate.
    • Kündigungsfrist: 3 Monate zum Ende der Erstlaufzeit bzw. eines Verlängerungszeitraums.

Hinweise zur Paketauswahl (aus der Preisseite)

• • • Basis-Pakete enthalten 5 Nutzer (bei mfr Project 10 Nutzer); weitere Nutzer zubuchbar.

27. Welche Support-Möglichkeiten stehen zur Verfügung?
    • Telefon, E-Mail, Live-Chat, Fernwartung…?
    • Inhouse oder externer Support?
    • Wartezeiten?
    • „Hilfe zur Selbsthilfe“, z.B. verständliche Erklärung von Fehlermeldungen oder ausführliche FAQ-Bereiche mit Videos?

Wir bieten einen Telefon-Support von Mo-Fr von 9-17 Uhr an. Außerhalb dieser Zeiten beantwortet eine KI-Sprachassistenz die Anfragen und hinterlegt sie im System. Außerdem können Anfragen per Mail gestellt werden. Der Support ist inhouse.
Wartezeiten variieren nach Art und Umfang der Anfrage. Kleine Anliegen können direkt oder zeitnah beantwortet werden.

Warteschlangen in einer Hotline gibt es nicht.

Wir bieten ein umfangreiches Wiki (Link über unsere Webseite an) und außerdem eine interne Akademie zum Onboarding.

Die Akademie wird derzeit erweitert und bietet demnächst einen großen Umfang an leicht verständlichen und praxisnahen Tutorials sowie eine tiefere Auseinandersetzung mit allen Funktionen in mfr.

28. Inwiefern wird potenziellen Neukunden der Einstieg bzw. Software-Wechsel erleichtert?

• • Gibt es eine kostenlose Testversion? Wenn ja: Wie lange, mit welchen Einschränkungen?
  • Gibt es eine Importfunktion für bestehende Daten aus anderen Softwares?
  • Wird ein Wechselservice angeboten, um den Umstieg zu erleichtern?

mfr® stellt Schulungsmaterialien, Video-Tutorials in einer mfr Academy und Dokumentationen bereit, um den Einstieg zu erleichtern.

 Es gibt eine kostenlose Test-/Demo-Möglichkeit über das Demo-Portal bzw. die Möglichkeit für einen persönlichen Demo-Termin.

Der Import von Unternehmens-, Einsatzort- und Kontaktdaten mittels Excel-Vorlage ist unkompliziert möglich. Zusätzlich besteht ein Plug-in für den Datenaustausch mit Großhändlern sowie Import/Export von UGL-Dateien.

Wir bieten zahlreiche Schnittstellen an s.o.

Datenübertragungsformate inklusive, alle weiteren Schnittstellen sind kostenpflichtig und individuell zu verhandeln.

Einen Wechselservice an sich bieten wir nicht direkt an, jedoch begleiten wir den Onboarding Prozess intensiv und Kundenorientiert.

29. Wie aktiv wird Ihre Software weiterentwickelt?
    • Gibt es regelmäßige Funktionsupdates?
    • Inwiefern fließt das Feedback Ihrer Nutzer in die Produktentwicklung ein?

mfr® wird kontinuierlich weiterentwickelt, um Funktionen, Leistung und Benutzerfreundlichkeit laufend zu verbessern.

Regelmäßige Updates erweitern den Funktionsumfang, optimieren bestehende Prozesse und stellen sicher, dass das System technisch und sicherheitstechnisch auf dem neuesten Stand bleibt. Neue Funktionen werden nach gründlicher Prüfung schrittweise ausgerollt, sodass sie stabil und praxistauglich im Alltag einsetzbar sind.

Ein zentraler Bestandteil der Entwicklung ist das Feedback der Anwender. Wünsche, Anregungen und Verbesserungsvorschläge aus dem täglichen Einsatz fließen direkt in die Produktentwicklung ein und werden priorisiert umgesetzt. So entsteht eine Software, die sich konsequent an den realen Anforderungen moderner Service- und Handwerksbetriebe orientiert.

Abschluss-Fragen:

30. Kunden-Erfahrungen: Welche Rückmeldungen bekommen Sie von Ihren bestehenden Kunden? Gibt es besondere Erfahrungsberichte, Erfolgsgeschichten oder typische Rückmeldungen, die Sie bekommen? Wofür lieben Sie Ihre Kunden? Welche Wünsche äußern Ihre Kunden ggf. noch?

Kunden heben „besten Support“, Gestaltungsfreiheit bzw. das Eingehen auf individuelle Wünsche und die richtigen Features hervor. In der DAIKIN-Erfolgsgeschichte werden genau diese Punkte als Gründe für die Zusammenarbeit genannt. – Messbare Wirkung: DAIKIN konnten von 8.000 auf 50.000 Aufträge pro Jahr skalieren mit der gleichen Anzahl von Einsatzplanern.

Die AquaTherm GmbH setzt auf die Lösung ­mfr® , um digitale Prozesse im SHK-Betrieb zu etablieren und dem Fachkräftemangel aktiv zu begegnen. Durch automatisierte Terminplanung, dokumentierte Wartungen und mobile Erfassung vor Ort konnte AquaTherm die Effizienz im Technikeralltag deutlich steigern. Das Ergebnis: weniger administrative Nacharbeit, schnellere Auftragsabwicklung und mehr Zeit für das Wesentliche – hochwertige Kundenbetreuung.

Wofür Kunden mfr® schätzen

• • • KI-gestützte Einsatz-/Routenplanung mit spürbar weniger Dispo-Aufwand und besserer Auslastung.
      
    • Transparenz & Reporting (Dashboard/KPIs) für Produktivität und Steuerung.
    • Kundenportal für transparente Kommunikation
    • Mobile App & automatisierte Abläufe (z. B. Terminbestätigungen, Material-Rückmeldungen bis zur Abrechnung), die den Alltag im Feld und im Büro spürbar vereinfachen.

Der Wunsch nach weitreichender Automatisierungen wird öfter angebracht auch das Thema Kundenkommunikation ist ein häufiger Wunsch. Dem gehen wir nach und arbeiten ständig an neuen Funktionen und Weiterentwicklungen unserer Features.

31. Marktposition: Wie schätzen Sie die Position Ihrer Software am Markt ein? Gibt es Nutzerzahlen, unabhängige Bewertungen, Auszeichnungen oder Marktanteile, die Sie mit uns teilen können?

mfr® ist im deutschsprachigen Markt für Field Service Management und Handwerkersoftware fest etabliert. Über 800 Unternehmen mit mehr als 10.000 Technikern, Monteuren und Installateuren nutzen mfr®, um ihre Serviceprozesse zu digitalisieren. Die Software wird kontinuierlich weiterentwickelt und ist vor allem für wachsende Betriebe mit mehreren Technikern attraktiv, die ihre Planung, Abrechnung und Dokumentation effizient steuern möchten.

32. Schlussplädoyer: Für welche Handwerker-Betriebe (Gewerk, Größe, Ausrichtung, Anforderungen etc.) eignet sich Ihre Software besonders gut – und für welche eher weniger?

mfr® eignet sich besonders für mittelständische Handwerks und Serivce-Betriebe mit mindestens 5 bis 100+ Technikern, die regelmäßig Service-, Wartungs- und Installationsaufträge durchführen. Die Software entfaltet ihren vollen Nutzen bei Unternehmen, die mehrere Teams oder Fahrzeuge koordinieren, Wartungsverträge verwalten und Wert auf strukturierte Prozesse, Automatisierung und Nachvollziehbarkeit legen.

Durch den modularen Aufbau kann mfr® sowohl von kleineren Betrieben mit wenigen Außendienstmitarbeitern genutzt werden als auch von größeren Serviceorganisationen, die komplexe Einsatz-, Projekt- und Ressourcenplanung benötigen.

Weniger geeignet ist mfr® für reine Ein-Mann-Betriebe ohne Technikerteam, da der Funktionsumfang (z. B. Einsatzplanung, Wartungsmanagement, Berichte) über den Bedarf kleinerer Betriebe hinausgeht.