mfr als Handwerkersoftware? – Unsere Bewertung

Unser Interview mit mfr

Wir haben die Simplias GmbH über ihre SHK Software mfr ausgefragt.

Die Antworten der Simplias GmbH sind in blau markiert.

Kurz-Vorstellung:

1. Kurz & knapp: Bitte beschreiben Sie Ihre Handwerkersoftware in 3 Sätzen.

mfr® ist eine cloudbasierte Field Service Management Software, die den gesamten technischen Serviceprozess – von der Angebotserstellung über die Auftragsplanung und -umsetzung bis zur Rechnungsstellung – digitalisiert und automatisiert. Wir verbinden K.I. gestützte Tools zur Disposition mit einer leistungsstarken Mobile App, mit der Techniker im Feld schnell und effizient Arbeiten können, wobei jeder Schritt automatisch mit dem Büro synchronisiert und dort dokumentiert wird. So bieten wir Handwerks-Unternehmen eine praxisnahe digitale Lösung, mit der sich dynamische Workflows und  professionelles Projektmanagement intuitiv umsetzen lassen.

2. Welche Vorteile hat Ihre Software gegenüber alternativen Lösungen am Markt?

mfr® bietet mehr Funktionsumfang als klassische Handwerkersoftware-Lösungen: Unsere KIgestützte Einsatzplanung und die dynamischen Checklisten etwa, passen sich intelligent an reale Abläufe an und entlasten damit sowohl Handwerker auf der Baustelle als auch die Mitarbeiter im Backoffice. Zudem arbeiten wir im engen Austausch mit unseren Kunden und orientieren uns in der Neu- und Weiterentwicklung unserer Tools daran, welche Anforderungen in der Praxis tatsächlich entstehen. So stellen wir sicher, dass mfr® optimal an bestehende Strukturen anschließt und langfristig Effizienz, Transparenz und Qualität im Service steigert.

3. Hand aufs Herz: Was ist bei Ihrer Software die Schwachstelle was könnte einigen Anwendern fehlen?

Wir bieten mit mfr® eine umfassende Softwarelösung, die darauf ausgerichtet ist, komplexe Prozesse im Handwerks- und Servicebereich einfach, effizient und gewinnbringend abzubilden. Kleinere Betriebe, denen es zunächst um die Digitalisierung von Kernprozessen geht, empfinden den Funktionsumfang gerade anfangs oft als etwas komplex. Um den Einstieg zu erleichtern, bauen wir derzeit eine interne Kundenakademie auf, in der Anwender künftig leicht verständliche und praxisnahe Tutorials für einen schnellen Start sowie eine tiefere Auseinandersetzung mit mfr® finden. Ein Basic-Onboarding ist bereits verfügbar.

4. An welche Handwerks-Berufe bzw. Gewerke richtet sich Ihre Software im Besonderen?

mfr® richtet sich an Service- und Handwerksbetriebe mit technischem Außendienst, die Installations-, Wartungs- oder Instandhaltungsleistungen erbringen.

Durch den modularen Aufbau eignet sich mfr® sowohl für kleinere Handwerksbetriebe, die ihre Abläufe digitalisieren möchten, als auch für mittelständische und größere Unternehmen, die ihren Außendienst koordinieren und Serviceprozesse automatisieren wollen.

Themenfeld 1: Technik

5. Handelt es sich um eine Web-Anwendung oder eine Installationssoftware? Oder gibt es beide Varianten? Falls ja, bitte die Unterschiede erläutern.

mfr® ist eine Cloud-basierte Web-Anwendung (SaaS). Der Zugriff erfolgt über den Browser, so dass keine lokale Installation und kein eigener Server erforderlich ist. Updates, Sicherheitspatches und Backups erfolgen zentral im Rechenzentrum (DSGVO-konform), sodass Nutzer stets die aktuelle Version verwenden.

6. Ist die Software mobil nutzbar (Smartphone, Tablet)? Falls ja: Welche Funktionen sind mobil verfügbar, welche nicht? Gibt es eine gesonderte App?

Ja, mfr® ist vollständig mobil nutzbar. Für den Einsatz auf Smartphone und Tablet steht eine native App für iOS und Android zur Verfügung, die speziell für Techniker im Außendienst entwickelt wurde.

Mitarbeiter haben über die App jederzeit Zugriff auf alle Kunden- und Auftragsinformationen. Arbeits- und Fahrzeiten werden mobil automatisch erfasst werden. Aufträge werden auf Grundlage digitaler Checklisten schrittweise abgearbeitet, wobei jeder Schritt automatisch mit dem Büro synchronisiert und im Auftrag gespeichert wird. Für ein umfassende Dokumentation bietet die mfr® App eine unbegrenzte Fotodokumentation, digitale Kundenunterschrift sowie die Möglichkeit, Materialien zu erfassen. Für eine perfekte Kommunikation sorgt ein internen, DSGVO-konformer Projektchat, der den Austausch über Messenger-Dienste wie WhatsApp obsolet macht. Dank einer ausgeklügelten Offline-Funktion arbeiten Techniker auch ohne Netzverbindung weiter. Die Daten werden dann synchronisiert, sobald wieder Netz verfügbar ist.

Nicht mobil verfügbar: Administrationsfunktionen, Disposition und Ressourcenplanung – diese werden über die Web-Anwendung im Büro genutzt.

7. Können mehrere Nutzer/Geräte gleichzeitig arbeiten? Was ist dabei zu beachten?

Ja, mehrere Nutzer und Geräte können gleichzeitig mit mfr® arbeiten. Alle Daten werden in Echtzeit über die Cloud synchronisiert, sodass Änderungen unmittelbar für alle sichtbar sind, sowohl im Büro, als auch im Feld.

8. Welche technischen Voraussetzungen müssen erfüllt sein (Betriebssysteme, Geräte, Browser)?

mfr® ist plattformunabhängig und einfach nutzbar. Die Web-Anwendung läuft auf allen modernen Browsern wie Google Chrome, Microsoft Edge, Firefox oder Safari. Für den mobilen Einsatz steht eine mobile App für iOS und Android zur Verfügung, optimiert für Smartphones und Tablets.

9. Ist ein Offline-Modus verfügbar? Wenn ja: Für welche Funktionen?

Ja, mfr® bietet einen Offline-Modus in der mobilen App. Techniker können also auch ohne Internetverbindung wie gewohnt weiterarbeiten; Aufträge einsehen, Checklisten ausfüllen, Zeiten erfassen, Fotos aufnehmen, Kundenunterschriften einholen etc. Sobald wieder eine Verbindung besteht, werden alle Daten automatisch mit der Cloud synchronisiert. So bleibt der Arbeitsfluss auch bei schlechtem Empfang vollständig erhalten.

10. Wie ist der Umgang mit Updates (Häufigkeit, Art der Änderungen, manuell vs. automatisch)?

Updates erfolgen bei mfr® automatisch und regelmäßig. Als Cloud-basierte SaaS-Lösung spielen wir neue Funktionen, Verbesserungen und Sicherheitsupdates zentral ein, ohne dass Nutzer selbst aktiv werden müssen. Natürlich informieren wir unsere Kunden über Veränderungen und Updates, bevor diese vorgenommen werden. Das passiert mehrmals im Jahr, meist in kurzen Intervallen von ca. 3 Monaten.

11. Welche Backup-Möglichkeiten gibt es? Wie einfach sind diese für technisch weniger affine Nutzer?

Wir sichern Daten zentral und automatisch im Rechenzentrum. Mehrere Wiederherstellungspunkte stehen bereit. Im Fall der Fälle unterstützt unser Support die schnelle Rücksicherung. Technisches Vorwissen von Seiten der Kunden ist dafür nicht nötig.

Bei Bedarf können Daten auch exportiert werden (z. B. Listen/Reports als CSV/Excel oder PDFs; Bilder/Dokumente aus Projekten). Das erleichtert eigene Ablagen oder Archivzwecke. Backups erfolgen verschlüsselt und DSGVO-konform. Zugriffe sind rollenbasiert geregelt.

12. Wie wird Datensicherheit & Datenschutz sichergestellt?

Datensicherheit und Datenschutz haben bei mfr® höchste Priorität. Dafür nutzen wir fortschrittliche Verschlüsselungstechnologien und strenge Zugriffskontrollen, um die Sicherheit von Kunden- und Unternehmensdaten zu gewährleisten. Eine DSGVO-konforme Datenverarbeitung sowie moderne Sicherheitsstandards sind dabei eine Grundvoraussetzung.

13. Welche Schnittstellen zu anderen Systemen, Softwares, Tools oder Apps sind integriert? Welche Vorteile bieten diese?

Wir bieten Schnittstellen zu Lexware Office, easybill, SAP, DATEV-Export und den iPaaS-Plattformen Zapier und Make, durch die wiederum zahlreiche Buchaltungs-Systeme in mfr integriert werden können.

Die Schnittstellen ermöglichen einen durchgängigen Datenfluss zwischen Auftragsmanagement, Buchhaltung und anderen Unternehmenssystemen. So entfallen doppelte Eingaben, Abläufe werden beschleunigt und die Datenqualität bleibt konsistent.

Themenfeld 2: Zentrale Funktionen im Handwerker-Alltag

14. Inwiefern unterstützt die Software bei Kalkulationen?
    • Welche Kalkulationsmöglichkeiten bietet Ihre Software?
    • Können Arbeitszeiten, Materialkosten und Gemeinkosten berücksichtigt werden?
    • Gibt es eine automatische Vor- und Nachkalkulation von Projekten?
    • Was möchten Sie sonst noch zum Thema Kalkulation anmerken?

mfr® unterstützt Unternehmen bei der vollständigen Auftrags- und Projektkalkulation. In Angeboten und Aufträgen lassen sich Arbeitszeiten, Materialkosten und sonstige Positionen direkt erfassen und bewerten. Die Software ermöglicht dadurch eine transparente Vorkalkulation auf Basis realer Werte.

Während der Ausführung werden Zeiten, Materialien und Zusatzkosten automatisch im Hintergrund erfasst und den Projekten zugeordnet. So kann nach Abschluss der Projekte eine präzise Nachkalkulation erfolgen, um Abweichungen zwischen geplantem und tatsächlichem Aufwand zu erkennen. Hierbei helfen Tools wie das integrierte Dashboard, das Daten zentral versammelt. So bieten wir eine klare Übersicht über Wirtschaftlichkeit, Margen und Aufwand, die Voraussetzung für nachhaltiges Wachstum ist.

15. Inwiefern unterstützt die Software bei der Angebotserstellung?
    • Wie funktioniert die Erstellung von Angeboten?
    • Gibt es Vorlagen, Varianten-Optionen oder Angebots-Konfiguratoren?
    • Können Angebote direkt digital versendet werden?
    • Umwandlung in Aufträge/Rechnungen?
    • Weitere Funktionen im Bereich Angebotserstellung?

mfr® ermöglicht die schnelle Kalkulation und Erstellung von Angeboten direkt im Portal. Im System hinterlegte Stammdaten werden dabei automatisch übertragen, einzelne Positionen bequem über einen integrierten Material-Editor hinzugefügt. Materialien, Arbeitszeiten und Leistungen können dabei entweder aus dem Artikelstamm übernommen, oder über IDS-/UGL-Schnittstellen importiert werden. Angebotsvorlagen – inkl. Auftraggeber, Einsatzort, Kategorien sowie Vor- und Nachtext – können schnell definiert und gespeichert werden.

Aus dem fertigen Angebot kann per Klick ein Auftrag, eine Rechnung oder eine Bestellung generiert werden. Kunden erhalten das Angebot per Mail. Hier bietet mfr® die Möglichkeit, einen Bestätigungs-Link mitzusenden. Kunden rufen das Angebot auf bestätigen dann bequem per Klick.

Um Aufträge punktgenau zu definieren, können Dokumente und gespeicherte Checklisten per Klick hinzugefügt werden. Die Erstellung sich wiederholender Aufträge (Wartungsereignisse) können über den mfr® Wartungsplaner vollständig automatisiert werden. Ein weiteres wichtiges Tool bildet unser Kundenportal. Hier können Kunden nicht nur jederzeit Daten, Dokumente und Einsatzorte einsehen, sondern auch selbstständig Anfragen zu Aufträgen stellen.

Mit dem integrierten Berichtsdesigner bieten wir zudem die Möglichkeit, Angebote und Rechnungen individuell zu gestalten und so spezifisch auf den Betrieb unserer Kunden zuzuschneiden. Firmenlogo, Layout und Positionen können dabei angepasst und ohne html-Kenntnisse definiert werden.

16. Inwiefern unterstützt Ihre Software bei der Rechnungsstellung?
    • Wie funktioniert die Erstellung von Rechnungen?
    • Unterstützt Ihre Software die E-Rechnungspflicht (XRechnung/ZUGFeRD)?
    • Sind Abschlags-, Teil- oder Sammelrechnungen möglich?
    • Können Zahlungen verfolgt werden? Gibt es ein Mahnwesen ggf. automatisiert durch Verknüpfung mit Bankkonten)?
    • Weitere Funktionen im Bereich Rechnungsstellung?

mfr® unterstützt den gesamten Abrechnungsprozess – von der Angebotserstellung bis zur fertigen Rechnung. Aus Aufträgen oder Projekten lassen sich Rechnungen mit einem Klick erzeugen; alle Positionen, Zeiten und Materialien werden automatisch übernommen.

Abschlags-, Teil- und Sammelrechnungen können über das Tool „Folgeaufträge“ erstellt werden. E-Rechnungen unterstützen wir mit ZUGFeRD.

Über die zentrale Projektübersicht kann der Rechnungsstatus (Entwurf, offen, bezahlt, überfällig, angemahnt) im Blick behalten werden. Offene Posten können gefiltert und exportiert werden. Ein automatisiertes Mahnwesen oder eine Bankintegration ist derzeit nicht Bestandteil der Lösung.

17. Inwiefern unterstützt Ihre Software beim Projekt- & Terminmanagement?
    • Gibt es eine Kalenderfunktion bzw. Terminplaner?
    • Wie werden Projekte und Aufträge organisiert?
    • Können Aufgaben bestimmten Mitarbeitern zugewiesen werden?
    • Weitere Funktionen im Bereich Projekt-/Terminmanagement?

Über den integrierten Kalender können Aufträge, Einsätze und Projekte zentral geplant und koordiniert werden. Termine lassen sich per Drag & Drop verschieben, filtern oder einzelnen Mitarbeitern und Teams zuweisen. Die Disposition erfolgt dabei übersichtlich in Echtzeit, inklusive Fahrzeug- und Ressourcenübersicht.

Projekte werden in Phasen, Aufgaben und Aufträge gegliedert, sodass jeder Schritt klar dokumentiert und nachvollziehbar bleibt. Aufgaben können direkt bestimmten Mitarbeitern zugeordnet werden, die sie über die mobile App stetig aktualisiert wird, sodass das gesamte Team immer auf dem neuesten Stand ist.

Alle Beteiligten – vom Büro bis zum Techniker – arbeiten so im selben System, behalten den Überblick über Fortschritte, Fristen und Prioritäten und vermeiden doppelte Abstimmungen.

Erweiterte Funktionen wie automatische Benachrichtigungen, Verknüpfung mit Checklisten oder Projektberichte sorgen zusätzlich für Transparenz und eine effiziente Organisation im gesamten Team.

18. Inwiefern unterstützt die Software beim Material- & Bestandsmanagement?
    • Gibt es eine Lagerverwaltung?
    • Können Bestellungen automatisiert oder direkt aus der Software erstellt werden?
    • Anbindung an Lieferanten oder Großhändler?
    • Wie werden Materialverbräuche erfasst & dokumentiert?
    • Weitere Funktionen im Bereich Material- & Bestandsmanagement?

mfr® unterstützt die digitalen Lagerverwaltung mit dem Tool „Mobiles Warenlager“. Hier können Nutzer sowohl Hauptlager als auch einzelne Fahrzeuglager anlegen und verwalten. Artikel werden per Klick nachgefüllt, wobei bequem auf den vorhandenen Artikelstamm zurückgegriffen werden kann. Verbrauchte Artikel werden dokumentiert und können im Dashboard nachvollzogen werden. Außerdem besteht die Möglichkeit, für jedes Lager Mindest- und Höchstbestände zu definieren. Fällt ein Artikel unter den definierten Mindestbestand, wird automatisch eine Bestellung ausgelöst.

Schnittstellen zu SHK-Großhändlern/Online-Katalogen: Wir bieten Anbindung an Großhändler über UGL- und IDS-Schnittstellen. Warenkörbe lassen sich bequem importieren/exportieren.

Über die Mobile App könne Mitarbeiter verbrauchtest Material direkt nachbestellen. Der Bestellwunsch erscheint im Portal und kann von dort aus geordert werden. Ist die Bestellung „abholbereit“ erhält der Techniker eine Nachricht in der App. Außerdem können Artikel spezifisch für einen Auftrag geordert, oder an das Hauptlager zurückgegeben werden.

19. Inwiefern unterstützt Ihre Software bei der Geräte- und Werkzeugverwaltung?
    • Können Geräte und Werkzeuge in der Software erfasst und verwaltet werden?
    • Gibt es Funktionen zur Nachverfolgung von Standort, Nutzung oder Verantwortlichen?
    • Unterstützt die Software Wartungsintervalle oder Prüftermine?
    • Können Ausgaben, Reparaturen oder Ersatzbeschaffungen dokumentiert werden?
    • Weiteres zum Thema Geräte- und Werkzeugverwaltung?

mfr® ermöglicht die zentrale Erfassung und Verwaltung von Geräten, Maschinen und Werkzeugen direkt im System. Alle wichtigen Informationen – wie Seriennummer, Standort, Einsatzhistorie oder zuständiger Mitarbeiter – sind übersichtlich hinterlegt und jederzeit abrufbar.

Über integrierte Funktionen lassen sich Wartungsintervalle und Prüftermine definieren und automatisiert überwachen. So wird sichergestellt, dass Geräte regelmäßig geprüft und einsatzbereit bleiben.

Auch Ausgaben, Reparaturen und Ersatzbeschaffungen lassen sich direkt im System dokumentieren, sodass jederzeit ein vollständiger Überblick über Kosten, Nutzung und Lebensdauer der Geräte besteht.

20. Inwiefern fungiert die Software auch als CRM (Kundenmanagement und -kommunikation)?
    • Wie werden Kundendaten verwaltet?
    • Verknüpfung mit Angeboten, Projekten und Rechnungen?
    • Dokumentation von Notizen, Telefonaten oder E-Mail-Kommunikation (ggf. Mails direkt aus der Software heraus)?
    • Gibt es eine Erinnerungsfunktion (z. B. Wartungsintervalle)?
    • Weitere Funktionen im Bereich Kundenkommunikation und Kundenmanagement?

mfr® bietet ein hochflexibles CRM mit sauberer Trennung von Kontakten, Unternehmen und Einsatzorten. Alle Kontakte sind zentral in der Datenbank gesammelt, an jedem Kontakt Unternehmen, Adresse und Kontaktdaten hinterlegt. In der Historie können bereits erledigte Aufträge, erstellte Angebote und Rechnungen sowie sämtliche Dokumente jederzeit eingesehen werden. Alle hinterlegten Stammdaten werden vollautomatisch in Aufträge, Angebote und Rechnungen übernommen.

Im Wartungsplaner können Starttermin und Intervall für sich wiederholende Wartungsereignisse festgelegt werden. Aufträge erstellen sich dann je nach Definition automatisch.

Der Kundenterminplaner sorgt dafür, dass Termine automatisch per Mail mit dem Kunden vereinbaren. mfr® versendet dabei automatisch eine E-Mail mit KI-optimierten Terminvorschlägen inkl. Bestätigungs-Link. Der Kunde muss nur noch wählen und der Termin geht in die Planung.

Für innovativen Self-Service sorgt das bereits erwähnte Kundenportal, in dem Kunden Aufträge in Echtzeit verfolgen, alle Dokumente einsehen und selbstständig Anfragen zu Aufträgen stellen können.

21. Inwiefern unterstützt Ihre Software bei der Dokumentation?
    • Fotodokumentation (z. B. Baustelle, Schadensbilder)?
    • Ablage von Dokumenten (Pläne, Verträge, Nachweise)?
    • Wird die digitale Unterschrift unterstützt?
    • Weitere Funktionen im Bereich Dokumentation?

mfr® unterstützt die vollständige digitale Dokumentation von Service- und Wartungsarbeiten. Digitale Serviceberichte, Prüf- und Wartungsprotokolle können bequem im Checklisten Designer angelegt und digital beim Kunden ausgefüllt werden. So kann aus der abgearbeiteten und unterschriebenen Checkliste per Klick ei vollständiger und präziser Servicebericht generiert werden, inkl. Fotos.

Formulare können individuell angepasst oder neu erstellt werden, sodass sich betriebliche und branchenspezifische Anforderungen flexibel abbilden lassen. Alle Dokumente werden automatisch dem Auftrag oder Projekt zugeordnet und revisionssicher archiviert.

22. Inwiefern berücksichtigt Ihre Software Gewerk-spezifische Anforderungen?
    • Gibt es Module oder Funktionen, die speziell für einzelne Gewerke entwickelt wurden (z.B. für Elektriker, Maler, Dachdecker usw…)?
    • Stehen branchenspezifische Vorlagen oder Leistungskataloge zur Verfügung?
    • Weiteres zum Thema Gewerk-spezifische Besonderheiten?mfr® wird in unterschiedlichen Handwerksbranchen eingesetzt (u. a. SHK, Anlagen- & Maschinenbau, Glasfaser, PV-Solar, Facility Management) und passt sich den Anforderungen der jeweiligen Gewerke an.

Mfr® kann in nahezu allen Handwerksbranchen eingesetzt werden (u. a. SHK, Anlagen- & Maschinenbau, Glasfaser, PV Solar, Facility Management) und passt sich den Anforderungen der jeweiligen Gewerke an.

Anstatt starrer Branchen-Module setzt mfr® auf konfigurierbare Vorlagen und dynamische Checklisten mit Pflichtfeldern und Abhängigkeiten – so lassen sich Arbeitsabläufe, Prüfungen und Dokumentation je Gewerk sauber abbilden.

Für Angebote stehen Angebotsvorlagen inkl. Material-/Positionspflege zur Verfügung; Prüfungen lassen sich über den Checklisten-/Prüfprotokoll-Editor abbilden – bei Bedarf auch anhand bewährter Vorlagen (z. B. DGUV/UVV). Projekte, Aufträge und Dokumente (z. B. Pläne, Nachweise) werden zentral strukturiert; Kategorien und Checklisten sorgen für klare, gewerktaugliche Workflows und lückenlose Dokumentation.

23. Inwiefern unterstützt Ihre Software beim Mitarbeiter-Management?
    • Einsatz-/Schichtplanung?
    • Zeiterfassung & Arbeitszeitauswertung?
    • Können Urlaube, Abwesenheiten und Krankmeldungen verwaltet werden?
    • Gibt es eine Lohnvorbereitung oder eine Schnittstelle zur Lohnbuchhaltung?
    • Weiteres zum Thema Mitarbeiter-Management?

mfr® unterstützt die digitale Zeiterfassung direkt über die mobile App oder im Büro. Arbeitszeiten können projekt- und auftragsbezogen erfasst und automatisch den jeweiligen Tätigkeiten zugeordnet werden.

Urlaubsanträge können in der App und im Portal von den Mitarbeitern beantragt werden und dann vom Teamleiter freigegeben werden. Die Krankentage sowie Abwesenheiten können ebenfalls in der App und im Portal verwaltet werden.

Für die Lohnbearbeitung stehen Schnittstellungen zur Verfügung, beispielsweise im DATEVFormat, sodass erfasste Zeiten direkt an die Lohnbuchhaltung übergeben werden können.

In der mfr® Plantafel können Mitarbeiter einfach per Drag & Drop verwaltet werden. Für mehr Überblick in der Planung, können Mitarbeiter nach Qualifikation, Name und Entfernung gefilter werden. Auch die Bildung von Teams gelingt per Klick. Der Auftragsstatus – geplant, begonnen oder abgeschlossen – wird anhand der unterschiedlichen Färbung der Balken in der Einsatzplanung gekennzeichnet.

Darüber hinaus bietet mfr® die Möglichkeit, Subunternehmer und externe Techniker zu verwalten.

24. Inwiefern unterstützt Ihre Software bei weiteren Handwerker-spezifischen Funktionen?
    • Fuhrpark-Management?
    • Aufmaß-Erstellung?
    • GAEB-/AVA-Schnittstellen?
    • Integration von Zahlungsanbietern (z. B. PayPal, Klarna, SEPA-Lastschrift)?
    • Weitere Handwerker-spezifische Funktionen?

In Kombination mit unserem Add On FLOTTR stehen Funktionen wie GPS-Tracking, elektronisches Fahrtenbuch und Fuhrparkverwaltung zur Verfügung. Das ergänzt mfr® um ortsund fahrzeugbezogene Transparenz im Alltag.

Aufmaß / Mengenerfassung: Mengen, Leistungen und Materialien lassen sich direkt im Auftrag erfassen und dokumentieren (inkl. Fotos/Checklisten). So können auftragsbezogene Mengen Nachkalkulation und Abrechnung stützen.

mfr® unterstützt den Import von GAEB-Dateien (Format X83), sodass Ausschreibungsdaten direkt ins System übernommen und für Angebote, Aufträge oder Rechnungen weiterverarbeitet werden können.

Viele Handwerksbetriebe profitieren von unserer KI-Übersetzungsfunktion, die ChecklistenSchritte und Auftragsbeschreibungen automatisch in die gewünschte Sprache übersetzt. Darüber hinaus ist unsere Offline-Funktion hilfreich, wenn Arbeiten dort stattfinden, wo kein Netz besteht.

mfr® bietet zudem die Möglichkeit, Subunternehmer und externe Mitarbeiter zu verwaltet und unkompliziert einzusetzen. Externe Mitarbeiter benötigen dafür nicht einmal eine eigene Lizenz.

25. Inwiefern unterstützt Ihre Software bei weiteren unternehmerischen Funktionen?

• Finanzbuchhaltung / Datenübergabe an den Steuerberater (z. B. DATEV-Schnittstelle, Exportfunktionen für andere Buchhaltungssysteme)?
• Controlling, Statistiken & Auswertungen?
• Weitere unternehmerische Funktionen?

mfr® bietet ein Dashboard & Reporting mit Echtzeit-Kennzahlen (u. a. Aufträge, Auslastung, Arbeits-/Fahrzeiten, Budgets, Projekte, Kostenstellen, First-Time Fix Rate) sowie flexibel konfigurierbare Ansichten und Diagramme sowie ein Anbindung zu Power-BI.

Übergabe an die Buchhaltung via DATEV-Schnittstelle (automatisierter Import/Export von Buchhaltungsdaten; Nutzung für Lohn & Gehalt möglich). Zusätzlich stehen weitere Schnittstellen/Exportformate bereit (z. B. easybill, Lexware Office).

Themenfeld 3: Preise & Leistungen

26. Wie sind die Preise & Konditionen der Software? Bitte möglichst transparent darstellen.
    • Abgestufte Funktions-Pakete?
    • Monatliche/Jährliche Kosten?
    • Mehrkosten für weitere Nutzer?
    • Mindestvertragslaufzeit und Kündigungsfrist?

Wir bieten abgestufte Pakete mit unterschiedlicher Funktionsvielfalt, die sich nach Unternehmensgröße und -anforderungen richten. mfr® beginnt bei 5 Nutzern.

Das BASIC-Paket ist auf 5 Nutzer begrenzt und richtet sich demnach an kleine Unternehmen, die ihre Prozesse optimieren und wachsen wollen. Hier kostet die Lizenz monatlich 29 €.

Das PROFESSIONAL-Paket enthält alle BASIC-Funktionen und erweitert diese um weitere Tools, die vor allem die Automation von Prozessen betreffen. Perfekt für Unternehmen und Teams, die effizient und digital arbeiten wollen. Hier kostet die Lizenz monatlich 39 €.

Das ENTERPRISE-Paket bietet den vollen Funktionsumfang inkl. K.I. Einsatzplanung und Routenoptimierung. Hier kommen Unternehmen und Teams auf ihre Kosten, die komplexe Prozesse mit vielen Mitarbeitern umsetzen wollen. Eine Lizenz kosten monatlich 55 €.

Dazu bieten wir zwei Zusatzpakete: Mit mfr® PROJECT können Projekte, Aufgaben und Baustellen perfekt geplant werden. Zehn Lizenzen kosten hier 99 € pro Monat. Jede weitere Lizenz 15 € / Monat.

mfr OFFICE ist unser Zusatzpaket für eine noch schnellere Angebots- und Rechnungserstellung. Fünf Lizenzen kosten hier 75 € pro Monat. Jede weitere Lizenz 20 € / Monat. mfr® OFFICE nur als Erweiterung zu Field Service oder Project.

Weitere Zusatzfunktionen: GPS-Tracking & Fahrtenbuch 12 € / Monat (zzgl. einmalig 150 € pro Tracker mit SIM). Telefonsupport 20 % der monatlichen Gesamtkosten. Alle Preise zzgl. USt.

Die Mindestlaufzeit beträgt 12 Monate, danach werden Verträge Automaisch um 12 Monate verlängert. Die Kündigungsfrist beträgt 3 Monate.

27. Welche Support-Möglichkeiten stehen zur Verfügung?
    • Telefon, E-Mail, Live-Chat, Fernwartung…?
    • Inhouse oder externer Support?
    • Wartezeiten?
    • „Hilfe zur Selbsthilfe“, z.B. verständliche Erklärung von Fehlermeldungen oder ausführliche FAQ-Bereiche mit Videos?

Wir bieten einen Telefonservice von Mo-Fr von 9-17 Uhr an. Außerhalb dieser Zeiten beantwortet eine KI-Sprachassistenz die Anfragen und hinterlegt sie automatisch im System. Außerdem können Anfragen per Mail gestellt werden. Der Support ist inhouse.

Wartezeiten variieren nach Art und Umfang der Anfrage. Kleinere Anliegen können in der Regel direkt oder zeitnah beantwortet werden. Warteschlangen in einer Hotline gibt es bei uns nicht.

Aktuell bauen wir die mfr® Akademie aus – einen Bereich, der neuen Kunden und Interessenten praxisnahe Tutorials (auch digital) bietet und gleichzeitig Bestandskunden dabei unterstützt, tiefer in unsere Funktionsvielfalt sowie in neu implementierte Tools einzusteigen.

28. Inwiefern wird potenziellen Neukunden der Einstieg bzw. Software-Wechsel erleichtert?

• • Gibt es eine kostenlose Testversion? Wenn ja: Wie lange, mit welchen Einschränkungen?
  • Gibt es eine Importfunktion für bestehende Daten aus anderen Softwares?
  • Wird ein Wechselservice angeboten, um den Umstieg zu erleichtern?

mfr® stellt Schulungsmaterialien, Video-Tutorials in einer mfr Academy und Dokumentationen bereit, um den Einstieg zu erleichtern.

In der kostenlose Demo-Testversion können sich potenzielle User mit unseren Funktionen vertraut machen. Hier gibt es keine zeitliche Begrenzung und kein weiteren Einschränkungen.

Der Import von Unternehmens-, Einsatzort- und Kontaktdaten mittels Excel-Vorlage ist unkompliziert möglich. Zusätzlich besteht ein Plug-in für den Datenaustausch mit Großhändlern sowie Import/Export von UGL-Dateien.

Einen Wechselservice an sich bieten wir nicht direkt an, jedoch begleiten wir den Onboarding Prozess intensiv und kundenorientiert.

29. Wie aktiv wird Ihre Software weiterentwickelt?
    • Gibt es regelmäßige Funktionsupdates?
    • Inwiefern fließt das Feedback Ihrer Nutzer in die Produktentwicklung ein?

mfr® wird kontinuierlich weiterentwickelt, um Funktionen, Leistung und Benutzerfreundlichkeit laufend zu verbessern.

Regelmäßige Updates erweitern den Funktionsumfang, optimieren bestehende Prozesse und stellen sicher, dass das System technisch und sicherheitstechnisch auf dem neuesten Stand bleibt. Neue Funktionen werden nach gründlicher Prüfung schrittweise ausgerollt, sodass sie stabil und praxistauglich im Alltag einsetzbar sind.

Ein zentraler Bestandteil der Entwicklung ist das Feedback der Anwender. Wünsche, Anregungen und Verbesserungsvorschläge aus dem täglichen Einsatz fließen direkt in die Produktentwicklung ein und werden priorisiert umgesetzt. So entsteht eine Software, die sich konsequent an den realen Anforderungen moderner Service- und Handwerksbetriebe orientiert.

Abschluss-Fragen:

30. Kunden-Erfahrungen: Welche Rückmeldungen bekommen Sie von Ihren bestehenden Kunden? Gibt es besondere Erfahrungsberichte, Erfolgsgeschichten oder typische Rückmeldungen, die Sie bekommen? Wofür lieben Sie Ihre Kunden? Welche Wünsche äußern Ihre Kunden ggf. noch?

Kunden heben insbesondere unseren Support hervor. Die mfr® Infrastruktur ist auf individuell Prozessgestaltung ausgelebt. Darüber hinaus bemühen wir uns, individuellen Kundenwünschen gerecht zu werden. Aktuell implementieren wir beispielsweise eine neue Schnittstelle, von der vorerst nur ein Kunde gebrauch machen wird. Dieser enge Kundenkontakt sorgt dann auch dafür, dass wir viel positives Feedback für unsere stark praxisorientierten Features erhalten.

Natürlich können wir auch Feedback in Form von Zahlen nennen, die unsere Kunden auf den Tisch legen. So konnte unser Kunde DAIKIN beispielsweise von 8.000 auf 50.000 Aufträge pro Jahr skalieren, mit der gleichen Anzahl von Einsatzplanern.

Die AquaTherm GmbH hat über mfr® digitale Prozesse etabliert, um so dem Fachkräftemangel mit effizienten Abläufen zu begegnen. Durch automatisierte Terminplanung, dokumentierte Wartungen und mobile Erfassung vor Ort konnte AquaTherm die Effizienz im Technikeralltag deutlich steigern. Das Ergebnis: weniger administrative Nacharbeit, schnellere Auftragsabwicklung und mehr Zeit für das Wesentliche.

31. Marktposition: Wie schätzen Sie die Position Ihrer Software am Markt ein? Gibt es Nutzerzahlen, unabhängige Bewertungen, Auszeichnungen oder Marktanteile, die Sie mit uns teilen können?

mfr® ist im deutschsprachigen Markt für Field Service Management und Handwerkersoftware fest etabliert. Über 800 Unternehmen mit mehr als 10.000 Technikern, Monteuren und Installateuren nutzen mfr®, um ihre Serviceprozesse zu digitalisieren. Die Software wird kontinuierlich weiterentwickelt und ist vor allem für wachsende Betriebe mit mehreren Technikern attraktiv, die ihre Planung, Abrechnung und Dokumentation effizient steuern möchten.

32. Schlussplädoyer: Für welche Handwerker-Betriebe (Gewerk, Größe, Ausrichtung, Anforderungen etc.) eignet sich Ihre Software besonders gut – und für welche eher weniger?

mfr® eignet sich besonders für mittelständische SHK-Betriebe mit mindestens 5 bis 100+ Mitarbeitern, die regelmäßig Service-, Wartungs- und Installationsaufträge durchführen. Die Software entfaltet ihren vollen Nutzen bei Unternehmen, die mehrere Teams oder Fahrzeuge koordinieren, Wartungsverträge verwalten und Wert auf strukturierte Prozesse,  Automatisierung und Nachvollziehbarkeit legen.

Durch den modularen Aufbau kann mfr® sowohl von kleineren Betrieben mit wenigen Außendienstmitarbeitern genutzt werden als auch von größeren Serviceorganisationen, die komplexe Einsatz-, Projekt- und Ressourcenplanung benötigen.