OfficeOn als Handwerkersoftware? – Unsere Bewertung

Kurz-Vorstellung:

1. Kurz & knapp: Bitte beschreiben Sie Ihre Handwerkersoftware in 3 Sätzen.

OfficeOn von Bosch ist eine cloudbasierte Handwerkersoftware für Büro und Baustelle, die kleine und mittlere Handwerksbetriebe bei Angeboten, Rechnungen, Projekt- und Terminorganisation, Zeiterfassung sowie Baustellendokumentation unterstützt. Die Lösung besteht aus einer browserbasierten Web-Anwendung und einer mobilen App, die über die Cloud synchronisiert werden. Der Fokus liegt auf einfacher Bedienung, schneller Einführung und digitaler Verbindung zwischen Büro und Baustelle.

2. Welche Vorteile hat Ihre Software gegenüber alternativen Lösungen am Markt?

OfficeOn bündelt zentrale Handwerker-Prozesse in einem System: Angebote, Rechnungen inklusive E-Rechnung, Projektordner, Terminplanung, mobile Dokumentation, Zeiterfassung, Material-/Leistungskatalog sowie Schnittstellen wie DATANORM, IDS-Connect, GAEB, DATEV und Lexware Office. OfficeOn ist besonders einfach zu bedienen, ohne lokale Installation, mit Cloud-Synchronisierung, automatischen Updates, DSGVO-konformer EU-Datenspeicherung und regelmäßigen Backups.

3. Hand aufs Herz: Was ist bei Ihrer Software die Schwachstelle was könnte einigen Anwendern fehlen?

OfficeOn ist bewusst auf Kernprozesse kleinerer Handwerksbetriebe ausgerichtet. Bisher legt OfficeOn keinen Schwerpunkt auf vollwertige Finanzbuchhaltung, integrierte Lagerverwaltung oder Fuhrpark- und Geräteverwaltung.

4. An welche Handwerks-Berufe bzw. Gewerke richtet sich Ihre Software im Besonderen?

OfficeOn ist gewerkeübergreifend ausgerichtet und eignet sich für kleine Handwerksbetriebe verschiedener Gewerke, darunter SHK, Elektro, Baugewerbe, Schreiner/Tischler, Zimmerer, Dachdecker, Maler/Lackierer, Fliesenleger, Metallbauer, Gebäudemanagement sowie weitere Kleinbetriebe.

Themenfeld 1: Technik

5. Handelt es sich um eine Web-Anwendung oder eine Installationssoftware? Oder gibt es beide Varianten? Falls ja, bitte die Unterschiede erläutern.

OfficeOn ist eine Cloud-Software mit Web-Anwendung im Browser und mobiler App; eine lokale Server-Installation im Betrieb ist nicht erforderlich. Die Web-Anwendung deckt Büroprozesse ab, während die App vor allem Baustelle, Termine, Dokumentation und Zeiterfassung unterstützt.

6. Ist die Software mobil nutzbar (Smartphone, Tablet)? Falls ja: Welche Funktionen sind mobil verfügbar, welche nicht? Gibt es eine gesonderte App?

Ja. Die OfficeOn-App unterstützt unterwegs Termine, Termindetails, Terminänderungen, Fotos, Leistungen, Arbeitsberichte per Spracheingabe, digitale Kundenunterschrift, Zeiterfassung und Abwesenheiten; die Web-App ist zusätzlich über Browser auf Laptop, Tablet oder Smartphone erreichbar.

7. Können mehrere Nutzer/Geräte gleichzeitig arbeiten? Was ist dabei zu beachten?

Ja. Gleichzeitige Teamarbeit in der Cloud, Echtzeit-Synchronisierung und rollenbasierte Zugriffsrechte; die Lizenzierung erfolgt über Büro- und Mobil-Lizenzen pro Nutzer.

8. Welche technischen Voraussetzungen müssen erfüllt sein (Betriebssysteme, Geräte, Browser)?

Für die Web-App werden ein internetfähiges Gerät und ein Browser benötigt; eine eigene Server-Infrastruktur ist nicht erforderlich. Für mobile Nutzung wird die OfficeOn-App benötigt und ist für iOS und Android vorhanden.

9. Ist ein Offline-Modus verfügbar? Wenn ja: Für welche Funktionen?

Die mobile App kann Termine auch ohne bestehende Internetverbindung erstellen und dokumentieren; Offline erfasste Termine, Fotos, Arbeitsberichte und Leistungen werden auf dem Gerät gespeichert und später automatisch synchronisiert. Der Browserbetrieb ist als Cloud-Webanwendung grundsätzlich auf Internetverbindung ausgelegt.

10. Wie ist der Umgang mit Updates (Häufigkeit, Art der Änderungen, manuell vs. automatisch)?

Updates erfolgen bei der Web-Anwendung automatisch in der Cloud, ohne manuelle Installation; rechtliche Änderungen wie Steuersätze werden automatisch eingepflegt. Mobile Updates werden über die App Stores bereitgestellt.

11. Welche Backup-Möglichkeiten gibt es? Wie einfach sind diese für technisch weniger affine Nutzer?

Regelmäßige Backups sind Bestandteil der Cloud-Software; Nutzer müssen daher keine eigene Server- oder Backup-Infrastruktur betreiben. Zusätzlich können Daten und Dokumente exportiert werden, z. B. CSV/Excel, DATEV und GoBD-Datenexport.

12. Wie wird Datensicherheit & Datenschutz sichergestellt?

Die Kundendaten liegen auf Servern in der EU, die Übertragung erfolgt verschlüsselt und OfficeOn wird DSGVO-konform betrieben.

13. Welche Schnittstellen zu anderen Systemen, Softwares, Tools oder Apps sind integriert? Welche Vorteile bieten diese?

OfficeOn bietet Schnittstellen bzw. Exporte zu IDS-Connect, DATANORM, GAEB, DATEV, Lexware Office, ZUGFeRD/XRechnung, Google/Outlook-Kalender, Navigations-Apps sowie Open MasterData für Angebotsbilder. Vorteile: weniger Doppelerfassung, aktuelle Großhandelsdaten, strukturierte Buchhaltungsübergabe, digitale Leistungsverzeichnisse und schnellere Angebots-/Bestellprozesse.

Themenfeld 2: Zentrale Funktionen im Handwerker-Alltag

14. Inwiefern unterstützt die Software bei Kalkulationen?
    • Welche Kalkulationsmöglichkeiten bietet Ihre Software?
    • Können Arbeitszeiten, Materialkosten und Gemeinkosten berücksichtigt werden?
    • Gibt es eine automatische Vor- und Nachkalkulation von Projekten?
    • Was möchten Sie sonst noch zum Thema Kalkulation anmerken?

OfficeOn unterstützt Material- und Leistungskosten, Lohnsätze, Zuschläge, Mischpositionen, Unterpositionen. Materialpreise können per DATANORM oder IDS übernommen werden.

15. Inwiefern unterstützt die Software bei der Angebotserstellung?
    • Wie funktioniert die Erstellung von Angeboten?
    • Gibt es Vorlagen, Varianten-Optionen oder Angebots-Konfiguratoren?
    • Können Angebote direkt digital versendet werden?
    • Umwandlung in Aufträge/Rechnungen?
    • Weitere Funktionen im Bereich Angebotserstellung?

Angebote können mit personalisierten Vorlagen, Leistungsgruppen, Positionen, Mischpositionen, verschiedenen Steuersätzen, Rabatten, Skonto und Zahlungsbedingungen erstellt werden. Angebote lassen sich direkt per E-Mail versenden, nach Status sortieren/filtern und in Folgeprozesse überführen. Außerdem gibt es Alternativ- / Bedarfspositionen; Angebotsbilder können in einer Web-Ansicht eingebunden werden.

Auftragsbestätigungen lassen sich aus angenommenen Angeboten mit einem Klick erzeugen, herunterladen, ausdrucken oder per E-Mail versenden.

16. Inwiefern unterstützt Ihre Software bei der Rechnungsstellung?
    • Wie funktioniert die Erstellung von Rechnungen?
    • Unterstützt Ihre Software die E-Rechnungspflicht (XRechnung/ZUGFeRD)?
    • Sind Abschlags-, Teil- oder Sammelrechnungen möglich?
    • Können Zahlungen verfolgt werden? Gibt es ein Mahnwesen ggf. automatisiert durch Verknüpfung mit Bankkonten)?
    • Weitere Funktionen im Bereich Rechnungsstellung?

Rechnungen können aus Angeboten bzw. dokumentierten Leistungen erstellt, per E-Mail versendet und als E-Rechnung in ZUGFeRD oder XRechnung ausgegeben werden. OfficeOn unterstützt Abschlags- und Teilrechnungen sowie unterschiedliche Steuersätze.

Zahlungen können als Status verarbeitet werden: Entwurf, unbezahlt, bezahlt, überfällig, Zahlungserinnerung, 1. Mahnung, 2. Mahnung, storniert und erstattet. Zahlungserinnerungen und Mahnungen können für unbezahlte bzw. überfällige Rechnungen erstellt, gedruckt, heruntergeladen oder per E-Mail versendet werden.

17. Inwiefern unterstützt Ihre Software beim Projekt- & Terminmanagement?
    • Gibt es eine Kalenderfunktion bzw. Terminplaner?
    • Wie werden Projekte und Aufträge organisiert?
    • Können Aufgaben bestimmten Mitarbeitern zugewiesen werden?
    • Weitere Funktionen im Bereich Projekt-/Terminmanagement?

Projekte funktionieren als digitale Projektordner für Termine, Angebote, Rechnungen, Dokumente und weitere Informationen. Die Terminplanung bietet Kalender-, Listen- und Kartenansicht, Tages-/Wochenansicht, Statusfilter, Terminkonflikte, Mitarbeiterzuweisung, Benachrichtigungen und mobile Termindetails. Außerdem ist ein Aufgabenmanagement vorhanden, dadurch können Mitarbeitern Aufgaben zugewiesen werden.

18. Inwiefern unterstützt die Software beim Material- & Bestandsmanagement?
    • Gibt es eine Lagerverwaltung?
    • Können Bestellungen automatisiert oder direkt aus der Software erstellt werden?
    • Anbindung an Lieferanten oder Großhändler?
    • Wie werden Materialverbräuche erfasst & dokumentiert?
    • Weitere Funktionen im Bereich Material- & Bestandsmanagement?

OfficeOn bietet einen Material- und Leistungskatalog für Artikel, Leistungen, Kategorien, Preise, Stundensätze, Aufschläge, Such-/Filterfunktionen, Mischpositionen und Wiederverwendung in Angeboten, Rechnungen und Terminen. DATANORM und IDS ermöglichen Großhandelsdaten, tagesaktuelle Preise, Verfügbarkeiten, Warenkorbübernahme und Bestellungen über den Großhändler-Webshop.

19. Inwiefern unterstützt Ihre Software bei der Geräte- und Werkzeugverwaltung?
    • Können Geräte und Werkzeuge in der Software erfasst und verwaltet werden?
    • Gibt es Funktionen zur Nachverfolgung von Standort, Nutzung oder Verantwortlichen?
    • Unterstützt die Software Wartungsintervalle oder Prüftermine?
    • Können Ausgaben, Reparaturen oder Ersatzbeschaffungen dokumentiert werden?
    • Weiteres zum Thema Geräte- und Werkzeugverwaltung?

Eine spezialisierte Geräte- und Werkzeugverwaltung mit Standort, Verantwortlichen, Wartungsintervallen, Prüfterminen, Reparaturen oder Ersatzbeschaffungen ist in OfficeOn nicht vorhanden. Zugehörige Dokumente können projektbezogen abgelegt werden.

20. Inwiefern fungiert die Software auch als CRM (Kundenmanagement und -kommunikation)?
    • Wie werden Kundendaten verwaltet?
    • Verknüpfung mit Angeboten, Projekten und Rechnungen?
    • Dokumentation von Notizen, Telefonaten oder E-Mail-Kommunikation (ggf. Mails direkt aus der Software heraus)?
    • Gibt es eine Erinnerungsfunktion (z. B. Wartungsintervalle)?
    • Weitere Funktionen im Bereich Kundenkommunikation und Kundenmanagement?

OfficeOn ermöglicht Kundendatenverwaltung, Anlage aus Kundenliste, Angebots-/Rechnungsentwurf oder Termin, Unterscheidung zwischen Privat- und Firmenkunden, zusätzliche Ansprechpartner und Adressen, automatische Kundennummern sowie Leitweg-ID für öffentliche Auftraggeber. Kunden sind mit Projekten, Terminen, Angeboten und Rechnungen verknüpft; Angebote und Rechnungen können direkt aus OfficeOn per E-Mail versendet werden.

21. Inwiefern unterstützt Ihre Software bei der Dokumentation?
    • Fotodokumentation (z. B. Baustelle, Schadensbilder)?
    • Ablage von Dokumenten (Pläne, Verträge, Nachweise)?
    • Wird die digitale Unterschrift unterstützt?
    • Weitere Funktionen im Bereich Dokumentation?

OfficeOn unterstützt Baustellendokumentation per App mit Notizen, Fotos, Dokumenten, Aufmaßen, Leistungen, Arbeitsbericht und digitaler Kundenunterschrift. Dokumente können in Projekte hochgeladen und über zugewiesene Termine auch in der App genutzt werden.

22. Inwiefern berücksichtigt Ihre Software Gewerk-spezifische Anforderungen?
    • Gibt es Module oder Funktionen, die speziell für einzelne Gewerke entwickelt wurden (z.B. für Elektriker, Maler, Dachdecker usw…)?
    • Stehen branchenspezifische Vorlagen oder Leistungskataloge zur Verfügung?
    • Weiteres zum Thema Gewerk-spezifische Besonderheiten?

OfficeOn ist nicht als tiefes Spezialmodul für nur ein Gewerk konzipiert, sondern als gewerkeübergreifende Lösung für gemeinsame Handwerksprozesse. Branchen-Seiten zeigen Anwendungsfälle für Elektro, SHK und viele weitere Gewerke; branchenspezifische Kataloge können über eigene Positionen, DATANORM und IDS eingebunden werden.

23. Inwiefern unterstützt Ihre Software beim Mitarbeiter-Management?
    • Einsatz-/Schichtplanung?
    • Zeiterfassung & Arbeitszeitauswertung?
    • Können Urlaube, Abwesenheiten und Krankmeldungen verwaltet werden?
    • Gibt es eine Lohnvorbereitung oder eine Schnittstelle zur Lohnbuchhaltung?
    • Weiteres zum Thema Mitarbeiter-Management?

OfficeOn unterstützt Mitarbeiter vor allem über Terminzuweisung, mobile App, Zeiterfassung, Abwesenheiten und Arbeitszeitexporte. Arbeitszeiten und Abwesenheiten können mobil erfasst werden; in der Webversion können Büronutzer Arbeitszeiten und Abwesenheiten verwalten, Soll-Arbeitszeiten hinterlegen, Über-/Minusstunden auswerten, Konfliktwarnungen im Kalender sehen und CSV/XLSX exportieren.

24. Inwiefern unterstützt Ihre Software bei weiteren Handwerker-spezifischen Funktionen?
    • Fuhrpark-Management?
    • Aufmaß-Erstellung?
    • GAEB-/AVA-Schnittstellen?
    • Integration von Zahlungsanbietern (z. B. PayPal, Klarna, SEPA-Lastschrift)?
    • Weitere Handwerker-spezifische Funktionen?

Vorhanden sind z.B. Aufmaß-Erfassung in der App, Übernahme von Aufmaßen in Angebote, GAEB X83-Import/X84-Export, DATEV-Export, GoBD-Datenexport, Navigations-App-Übergabe und Bilder per Open MasterData.

25. Inwiefern unterstützt Ihre Software bei weiteren unternehmerischen Funktionen?

• Finanzbuchhaltung / Datenübergabe an den Steuerberater (z. B. DATEV-Schnittstelle, Exportfunktionen für andere Buchhaltungssysteme)?
• Controlling, Statistiken & Auswertungen?
• Weitere unternehmerische Funktionen?

OfficeOn bietet Datenexporte für Angebote, Arbeitszeiten, Kundendaten, Rechnungen, Rechnungspositionen, DATEV und GoBD. Der DATEV-Export enthält Rechnungen inkl. Storno-, Abschlags- und Teilrechnungen als PDF, Stammdaten und Buchungsstapel als CSV in einer ZIP-Datei.

Themenfeld 3: Preise & Leistungen

26. Wie sind die Preise & Konditionen der Software? Bitte möglichst transparent darstellen.
    • Abgestufte Funktions-Pakete?
    • Monatliche/Jährliche Kosten?
    • Mehrkosten für weitere Nutzer?
    • Mindestvertragslaufzeit und Kündigungsfrist?

Abrechnung: Bspw. bei der 6-Monats-Lizenz werden alle sechs Monate im Voraus in Rechnung gestellt. Die Kündigung einer Lizenz kann bis einen Tag vor automatischer Vertragsverlängerung erfolgen.

27. Welche Support-Möglichkeiten stehen zur Verfügung?
    • Telefon, E-Mail, Live-Chat, Fernwartung…?
    • Inhouse oder externer Support?
    • Wartezeiten?
    • „Hilfe zur Selbsthilfe“, z.B. verständliche Erklärung von Fehlermeldungen oder ausführliche FAQ-Bereiche mit Videos?

OfficeOn bietet einen kostenlosen Chat- und E-Mail-Support sowie Helpcenter/FAQ, Lernvideos, Checklisten, digitale Tour und optional zubuchbare Trainings-/Importpakete.

28. Inwiefern wird potenziellen Neukunden der Einstieg bzw. Software-Wechsel erleichtert?

• • Gibt es eine kostenlose Testversion? Wenn ja: Wie lange, mit welchen Einschränkungen?
  • Gibt es eine Importfunktion für bestehende Daten aus anderen Softwares?
  • Wird ein Wechselservice angeboten, um den Umstieg zu erleichtern?

OfficeOn bietet eine 14-tägige kostenlose Testphase ohne Zahlungsdaten und mit automatischem Ende; angelegte Daten bleiben bei anschließendem Abo erhalten. Der Wechsel wird durch Datenexport-/Import-Hilfen, Kundendaten- und Materialdatenimport, DATANORM-Upload und optionale Trainings-/Onboarding-Pakete unterstützt.

29. Wie aktiv wird Ihre Software weiterentwickelt?
    • Gibt es regelmäßige Funktionsupdates?
    • Inwiefern fließt das Feedback Ihrer Nutzer in die Produktentwicklung ein?

Als Cloud-Lösung wird OfficeOn automatisch aktualisiert; neue Funktionen und rechtliche Anpassungen werden direkt bereitgestellt. Es gibt nachweisbar laufend Updates wie Performance-Verbesserungen und neue Features.

Abschluss-Fragen:

30. Kunden-Erfahrungen: Welche Rückmeldungen bekommen Sie von Ihren bestehenden Kunden? Gibt es besondere Erfahrungsberichte, Erfolgsgeschichten oder typische Rückmeldungen, die Sie bekommen? Wofür lieben Sie Ihre Kunden? Welche Wünsche äußern Ihre Kunden ggf. noch?

Es gibt öffentliche Erfahrungsberichte aus mehreren Gewerken, u. a. Elektriker, Tischler, Zimmerer und SHK. Ein OfficeOn Kunde berichtet im SHK-Praxisbericht von einer Zeitersparnis von circa ein bis zwei Stunden pro Tag; Weitere Zahlen: 73 % der OfficeOn Kunden berichten von einer Einrichtung in unter zwei Wochen, 70 % sparen drei Stunden pro Woche und 71 % bewerten die Einrichtung als leicht bzw. sehr leicht.

31. Marktposition: Wie schätzen Sie die Position Ihrer Software am Markt ein? Gibt es Nutzerzahlen, unabhängige Bewertungen, Auszeichnungen oder Marktanteile, die Sie mit uns teilen können?

OfficeOn ist eine sehr einfach zu bedienende, cloudbasierte Handwerkersoftware von Bosch für kleine und mittlere Betriebe. Trusted bewertet OfficeOn mit „sehr gut 1,4″ und hebt die Usability mit 1,0 hervor; OfficeOn wurde ausgezeichnet für die „beste Benutzerfreundlichkeit“ im Trusted-Test. Für-Gründer platziert OfficeOn mit Note 1,6 auf Platz 3 von 12 getesteten Handwerker-Softwares und nennt 107 Vergleichskriterien.

32. Schlussplädoyer: Für welche Handwerker-Betriebe (Gewerk, Größe, Ausrichtung, Anforderungen etc.) eignet sich Ihre Software besonders gut – und für welche eher weniger?

OfficeOn eignet sich besonders für kleine und mittlere Handwerksbetriebe, die Angebote, Rechnungen, E-Rechnungen, Termine, Projektordner, Zeiterfassung und Baustellendokumentation schnell digitalisieren möchten, ohne eigene Server oder komplexe ERP-Einführung. Weniger passend ist OfficeOn für größere Betriebe, die eine vollintegrierte Warenwirtschaft, umfassende Finanzbuchhaltung, Fuhrpark-/Geräteverwaltung, komplexes Controlling, Lohnabrechnung oder tiefes ERP-Projektmanagement benötigen.

33. Abschließende Ergänzung

OfficeOn ist die einfachste, cloudbasierte Handwerkersoftware für Büro und Baustelle, von Bosch, mit starkem Fokus auf schneller Angebots-/Rechnungserstellung, mobiler Baustellendokumentation, Zeiterfassung, E-Rechnung und relevanten Handwerks-Schnittstellen.