Das Programm als Handwerkersoftware? – Unsere Bewertung

Unser Interview mit Das Programm

Wir haben die synatos GmbH
 über ihre SHK Software Das Programm ausgefragt.

Die Antworten der synatos GmbH sind in blau markiert.

Kurz-Vorstellung:

1. Kurz & knapp: Bitte beschreiben Sie Ihre Handwerkersoftware in 3 Sätzen.

Das Programm ist eine cloudbasierte Software für Handwerksbetriebe, die alle administrativen Prozesse vom ersten Kundenkontakt bis zur Zahlungsverwaltung sowie Buchhaltungsanbindung in einer Lösung reibungslos gestaltet. Entwickelt wurde sie 2019 von Gregor Müller gemeinsam mit dem Malermeister Nicolai Heußer als Co-Entwickler – mit echtem Praxis-Input direkt aus dem Handwerk statt am Reißbrett entstandener Software. Mit tief integrierten KI-Funktionen wie KI-Angebotserstellung, Nachkalkulation, Kunden Erstellung, GAEB-Bepreisung und Spracherkennung im Arbeitsbericht nimmt das Programm Betrieben spürbar Verwaltungsaufwand ab – unser Anspruch: „Einfach im Alltag, stark im Detail.“

2. Welche Vorteile hat Ihre Software gegenüber alternativen Lösungen am Markt?

• Aus der Praxis für die Praxis: Co-entwickelt mit einem Malermeister statt rein von Softwareentwicklern am Schreibtisch konzipiert.
• Alles aus einer Hand statt Insellösungen: Angebot, Kalkulation, Rechnung, Zeiterfassung, Projektmanagement und Buchhaltungsanbindung greifen nahtlos ineinander – kein Datenabgleich zwischen mehreren Tools nötig.
• Probleme individueller Betriebe in die Breite gelöst: Funktionen und Abläufe sind anhand tausender Betriebe über die Jahre erprobt und feingeschliffen.
• MCP-Integration mit Claude und ChatGPT: KI ist tief integriert statt aufgesetzt. KI-Angebot, KI-Kundenerstellung, KI-GAEB-Bepreisung, KI-Nachkalkulation, KI-Arbeitsbericht (Spracherkennung), KI-Eingangsrechnungserkennung und ein KI-Datenimport-Assistent arbeiten direkt in den Kernprozessen mit.
• Via MCP lässt sich das Programm direkt per KI-Assistent steuern – z. B. Angebote erstellen, offene Rechnungen prüfen oder Auswertungen abrufen, ohne manuell durch die Oberfläche zu klicken. Das ist am Markt bisher eine Neuheit.
• Mobile Praxistauglichkeit: GPS-gestützte Zeiterfassung und Sprach-zu-Text-Arbeitsberichte direkt von der Baustelle.

Im Wettbewerbsumfeld bietet das Programm vor allem mit Blick auf die KI-Implementierung einen einzigartig praxisnahen und weitreichenden Funktionsumfang. Mit der MCP-Schnittstelle können Handwerker Angebote mit wenigen Sätzen erstellen lassen oder das ansonsten aufwändige Mahnwesen zwischendurch beim Bäcker erledigen.

3. Hand aufs Herz: Was ist bei Ihrer Software die Schwachstelle was könnte einigen Anwendern fehlen?

Beim Programm werden Probleme, die im Arbeitsalltag individueller Betriebe auftreten, so angegangen, dass die Lösung in der Breite gewerkeübergreifend wirkt. Anhand dieser Alltagserfahrungen bietet das Programm feingeschliffene, standardisierte Prozesse. Betriebe, die Software an den eigenen, bereits bestehenden Prozessen ausgerichtet haben möchten, werden wahrscheinlich mit einer Individuallösung glücklicher.

4. An welche Handwerks-Berufe bzw. Gewerke richtet sich Ihre Software im Besonderen?

Das Programm richtet sich an Ausbau- und Bau-Gewerke wie GaLa-Bauer, Maler, Elektriker, Dachdecker und Fliesenleger sowie verwandte Handwerksbetriebe. Außerdem an Haus- und Objektverwalter, SHK-Betriebe, Photovoltaik- und Sicherheitssystem-Installateure und Energieberater.

Dank der vielen Funktionen und Schnittstellen z.B. zu DATEV, GAEB und gängigen E-Rechnung-Formaten kann das Programm gewerbeübergreifend und von Betrieben jeder Größe eingesetzt werden.

Themenfeld 1: Technik

5. Handelt es sich um eine Web-Anwendung oder eine Installationssoftware? Oder gibt es beide Varianten? Falls ja, bitte die Unterschiede erläutern.

Das Programm ist eine cloudbasierte Web-Anwendung – es ist keine lokale Installation nötig, die Nutzung erfolgt über den Browser bzw. über dedizierte mobile App (iOS und Android nativ) für unterwegs.

6. Ist die Software mobil nutzbar (Smartphone, Tablet)? Falls ja: Welche Funktionen sind mobil verfügbar, welche nicht? Gibt es eine gesonderte App?

Ja, Das Programm ist mobil nutzbar. Es gibt mobile Werkzeuge speziell für den Außeneinsatz: GPS-gestützte Zeiterfassung, Teams-basierte Einsatzplanung und Terminkalender, Arbeitsberichte, Abnahmeprotokolle und die komplette Kundenkartei direkt auf der Baustelle sowie KI-gestützte Spracherkennung, mit der Arbeitsberichte einfach per Sprache statt erfasst werden können.

Exklusiv über die App verfügbar: Zahlungen direkt vor Ort via Smartphone annehmen.

7. Können mehrere Nutzer/Geräte gleichzeitig arbeiten? Was ist dabei zu beachten?

Ja. Da das Programm cloudbasiert ist, können mehrere Nutzer und Geräte gleichzeitig auf denselben Datenbestand zugreifen – etwa die Bauleitung im Büro und die Monteure gleichzeitig unterwegs auf der Baustelle, ohne dass Daten manuell synchronisiert werden müssen.

8. Welche technischen Voraussetzungen müssen erfüllt sein (Betriebssysteme, Geräte, Browser)?

Benötigt wird ein aktueller Browser sowie eine Internetverbindung. Für die mobile App bestehen folgende Mindestanforderungen an die Endgeräte:

• iOS Mindestanforderung:
  • Gerät: iPhone 11
  • iOS-Version: 16.0
  • RAM: 4 GB
  • CPU: 2,65 GHz
• iOS empfohlen:
  • Gerät: iPhone 13
  • iOS-Version: 16.0
  • RAM: 4 GB
  • CPU: 3,24 GHz
• Android Mindestanforderung:
  • Android Version: 12
  • RAM: 8 GB
  • CPU: 2,84 GHz
  • Beispiel Gerät: Galaxy S21 FE 5G
• Android empfohlen:
  • Gerät: Galaxy S21
  • Android Version: 12

9. Ist ein Offline-Modus verfügbar? Wenn ja: Für welche Funktionen?

In der Handwerker App vom Programm sind alle Kernfunktionen auch offline verfügbar. Das heißt, die Kundenkartei sowie alle Dokumente, das Aufmaß, die Einsatzplanung und die Zeiterfassung funktionieren reibungslos auch ohne Internetverbindung. Alle Daten werden automatisch synchronisiert, wenn die Verbindung wiederhergestellt wird.

10. Wie ist der Umgang mit Updates (Häufigkeit, Art der Änderungen, manuell vs. automatisch)?

Da es sich um eine Cloud-Software handelt, werden Updates zentral eingespielt – Nutzer müssen nichts manuell installieren oder aktualisieren. Neue Funktionen und Verbesserungen stehen automatisch allen Nutzern zur Verfügung, sobald sie veröffentlicht sind.

11. Welche Backup-Möglichkeiten gibt es? Wie einfach sind diese für technisch weniger affine Nutzer?

Als Cloud-Lösung liegt die Datensicherung serverseitig und läuft im Hintergrund, ohne dass Nutzer sich aktiv darum kümmern müssen. Backups werden stündlich auf zwei unabhängigen Servern durchgeführt.

12. Wie wird Datensicherheit & Datenschutz sichergestellt?

Das Programm verarbeitet Daten GoBD konform und nach den Grundsätzen der DSGVO.

13. Welche Schnittstellen zu anderen Systemen, Softwares, Tools oder Apps sind integriert? Welche Vorteile bieten diese?

• DATEV-Schnittstelle: direkte Übergabe der Belege und Buchungsstapel Datei an den Steuerberater, ohne manuellen Export/Import.
• Lohndaten Export via Lodas oder Lohn und Gehalt
• Banking-Anbindung: Kontoverknüpfung zum Abgleich von Zahlungseingängen mit offenen Rechnungen.
• GAEB-Schnittstelle: Einlesen von Ausschreibungsdateien (z. B. GAEB X83) direkt in Das Programm, etwa für Angebote im Bau- und Fliesenlegerbereich.
• eRechnung/ZUGFeRD: Unterstützung elektronischer Rechnungsformate.
• MCP-Integration mit Claude und ChatGPT: KI-Assistenten können direkt auf Das Programm zugreifen, um z. B. Angebote zu erstellen oder Auswertungen abzurufen – eine Schnittstelle, die es in dieser Form bei den wenigsten Wettbewerbern gibt.

Themenfeld 2: Zentrale Funktionen im Handwerker-Alltag

14. Inwiefern unterstützt die Software bei Kalkulationen?
    • Welche Kalkulationsmöglichkeiten bietet Ihre Software?
    • Können Arbeitszeiten, Materialkosten und Gemeinkosten berücksichtigt werden?
    • Gibt es eine automatische Vor- und Nachkalkulation von Projekten?
    • Was möchten Sie sonst noch zum Thema Kalkulation anmerken?

Das Programm unterstützt sowohl die Vorkalkulation bei der Angebotserstellung als auch die Nachkalkulation, die beim Programm automatisch mit den Verbrauchsdaten aus dem laufenden Auftrag gefüllt wird. Arbeitszeiten, Materialkosten und Gemeinkosten fließen in die Nachkalkulation ein und erlauben, den Auftrag während der Durchführung auf Wirtschaftlichkeit zu prüfen.

Mit der KI-Nachkalkulation lässt sich automatisiert auswerten, wie ein Projekt tatsächlich gelaufen ist – inklusive fortschrittsbezogener Controlling-Analysen, bei denen der Auftragsstatus mit der Kalkulation abgeglichen wird, um frühzeitig zu erkennen, ob ein Projekt wirtschaftlich im Plan liegt.

15. Inwiefern unterstützt die Software bei der Angebotserstellung?
    • Wie funktioniert die Erstellung von Angeboten?
    • Gibt es Vorlagen, Varianten-Optionen oder Angebots-Konfiguratoren?
    • Können Angebote direkt digital versendet werden?
    • Umwandlung in Aufträge/Rechnungen?
    • Weitere Funktionen im Bereich Angebotserstellung?

Angebote können mit wenigen Klicks erstellt werden. Kundendaten werden automatisch übernommen. Liegt ein Aufmaß vor, werden Titel und Mengenangaben ebenfalls übernommen. Dank Titelvorlagen können Angebote im Baukastensystem erstellt werden. Die neue Produktgruppen Seitenleiste erlaubt Handwerkern im Angebot unmittelbar auf eigens angelegte Leistungs- und Materialgruppen, SIRADOS Leistungen und DATANORM Kataloge zuzugreifen. Leistungen und Materialien werden via Drag and Drop ins Angebot oder in einzelne Stücklisten gezogen.

Mit der KI-Angebot-Funktion lassen sich Angebote deutlich schneller erstellen, da die Software beim Aufbau und der Formulierung unterstützt. Angebote können digital versendet und direkt in Aufträge und anschließend in Rechnungen umgewandelt werden, ohne Daten erneut zu erfassen.

16. Inwiefern unterstützt Ihre Software bei der Rechnungsstellung?
    • Wie funktioniert die Erstellung von Rechnungen?
    • Unterstützt Ihre Software die E-Rechnungspflicht (XRechnung/ZUGFeRD)?
    • Sind Abschlags-, Teil- oder Sammelrechnungen möglich?
    • Können Zahlungen verfolgt werden? Gibt es ein Mahnwesen ggf. automatisiert durch Verknüpfung mit Bankkonten)?
    • Weitere Funktionen im Bereich Rechnungsstellung?

Rechnungen werden direkt Arbeitsberichten, Bautagebüchern und Aufträgen erzeugt. Dabei sind Abschlags-, Teil- und kumulierte Rechnungen genauso wie Schlussrechnungen mit wenigen Klicks erstellt. Alle Daten aus vorhergehenden Dokumenten werden natürlich nahtlos übernommen.

Das Programm unterstützt die E-Rechnungen vollumfänglich. Ausgangsrechnungen beinhalten auf Wunsch automatisch eine ZUGFeRD E-Rechnung. Bei Eingangsrechnungen im ZUGFeRD Format werden dank KI-Unterstützung Lieferant, Brutto- und Netto Summe, sowie Rechnungsdatum automatisch erkannt. Insofern möglich werden die Kosten ebenfalls automatisch auf die zugehörigen Aufträge verteilt (nur möglich, wenn die Auftragsnummern in der Rechnung referenziert werden).

Durch die Banking-Anbindung lassen sich Zahlungseingänge automatisch mit offenen Rechnungen abgleichen. Für das Mahnwesen gilt bei uns ein bewusst zurückhaltender, kontrollierter Prozess: Mahnstufen werden nicht automatisch in Serie verschickt, sondern gezielt je nach Fall ausgelöst. Letzteres kann via MCP auch automatisiert werden.

17. Inwiefern unterstützt Ihre Software beim Projekt- & Terminmanagement?
    • Gibt es eine Kalenderfunktion bzw. Terminplaner?
    • Wie werden Projekte und Aufträge organisiert?
    • Können Aufgaben bestimmten Mitarbeitern zugewiesen werden?
    • Weitere Funktionen im Bereich Projekt-/Terminmanagement?

Für kleine Betriebe und Einzelkämpfer : Die einfache Aufgabenliste reicht oft völlig aus – mit Projektaufgaben kann der Chef sich schnelle Erledigungen (Besorgungen, Inventur) selbst zuweisen, ohne komplexe Strukturen aufzusetzen. Die mobile Nutzung (Push-Benachrichtigungen, Offline-Funktion auf der Baustelle) ersetzt Zettelwirtschaft, ohne dass eine Installation oder IT-Kenntnisse nötig sind.

Für wachsende Betriebe mit mehreren Mitarbeitenden: Hier zeigt sich die Stärke der Koordination aus dem Büro heraus: Aufgaben werden Teammitgliedern zugewiesen, der Fortschritt ist per Status jederzeit sichtbar. Der individualisierbare Projektstatus-Zeitstrahl erlaubt es, betriebsspezifische Phasen abzubilden.

Für größere Betriebe mit komplexen, mehrgewerkigen Projekten: Das Gantt Board wird hier zum entscheidenden Werkzeug: Abhängigkeiten zwischen Aufgaben (z. B. Abdecken vor dem Streichen) werden visuell dargestellt, Verschiebungen und Terminanpassungen sind direkt im Board möglich. Je größer das Projekt, desto wichtiger die Übersicht über Zeitachse und Ressourcen.

Der Clou: Projektmanagement ist kein isoliertes Zusatzmodul, sondern verzahnt mit dem gesamten operativen Alltag – das reduziert Systembrüche unabhängig von der Betriebsgröße. Das Terminmanagement mit flexibler Teameinteilung, Drag and Drop Zuweisung und einer übersichtlichen Tages-, Wochen- und Monatsansicht spielt hier unmittelbar mit rein.

18. Inwiefern unterstützt die Software beim Material- & Bestandsmanagement?
    • Gibt es eine Lagerverwaltung?
    • Können Bestellungen automatisiert oder direkt aus der Software erstellt werden?
    • Anbindung an Lieferanten oder Großhändler?
    • Wie werden Materialverbräuche erfasst & dokumentiert?
    • Weitere Funktionen im Bereich Material- & Bestandsmanagement?

Das Programm unterstützt Betriebe beim Material- und Bestandsmanagement über zwei zusammenspielende Ebenen: Die Lagerverwaltung (Pro-Paket) erlaubt beliebig viele Lager, Lagerplätze und sogar Fahrzeuge als mobile Lagerorte, sodass Betriebe – vom kleinen Handwerksbetrieb mit einem Fahrzeuglager bis zum größeren mit mehreren Hallen – Warenein- und -ausgänge, Transfers und Rückbuchungen per App mit wenigen Klicks direkt von erfassen können, auch per Barcode-/EAN-Scan statt manueller Erfassung. Die Basis dafür liefert die Leistungs- und Materialdatenbank: Materialien lassen sich entweder in Sekundenschnelle selbst anlegen oder aus über einer Million Leistungstexten (z. B. via ausschreiben.de) importieren, inklusive individueller Maßeinheiten und Stückpreisen; Schnittstellen wie SIRADOS oder IDS-Connect/Open Masterdata sorgen zusätzlich für tagesaktuelle Großhändlerpreise und Verfügbarkeiten. Der entscheidende Mehrwert entsteht aus der Verzahnung beider Bereiche: Wird Material aus dem Lager auf einen Auftrag ausgebucht, fließt der Vorgang automatisch in die Nachkalkulation ein und stellt Soll- und Ist-Kosten gegenüber – Betriebe behalten damit nicht nur den Warenbestand im Blick, sondern sehen in Echtzeit, ob ihre Kalkulation aufgeht, ohne Bestandsdaten manuell zwischen Lager, Auftrag und Buchhaltung übertragen zu müssen.

19. Inwiefern unterstützt Ihre Software bei der Geräte- und Werkzeugverwaltung?
    • Können Geräte und Werkzeuge in der Software erfasst und verwaltet werden?
    • Gibt es Funktionen zur Nachverfolgung von Standort, Nutzung oder Verantwortlichen?
    • Unterstützt die Software Wartungsintervalle oder Prüftermine?
    • Können Ausgaben, Reparaturen oder Ersatzbeschaffungen dokumentiert werden?
    • Weiteres zum Thema Geräte- und Werkzeugverwaltung?

Der Ressourcenplaner erfasst neben Mitarbeiter:innen auch alle Gerätschaften des Betriebs – Fahrzeuge, Maschinen, Kabeltrommeln oder etwa Heißluftgeräte – und macht sie im Kalender direkt planbar: Sie werden Terminen, Aufträgen, Arbeitsberichten oder Projektaufgaben zugeteilt, per Push-Benachrichtigung an die App der Kolleg:innen kommuniziert und bei Doppelbuchung wird eine Terminkollision sofort sichtbar, sodass etwa nicht versehentlich alle Heißluftgeräte gleichzeitig verplant werden. Zusätzlich lassen sich Wartungsintervalle für Maschinen und Fahrzeuge direkt hinterlegen, wodurch der Betrieb frühzeitig erkennt, wann ein Gerät wartungsbedingt nicht einsatzbereit ist. Damit wird aus reiner Terminplanung ein durchgängiges Ressourcenmanagement, das Personal- und Geräteeinsatz gemeinsam koordiniert und Kollisionen sowie Wartungsausfälle verhindert, statt sie erst auf der Baustelle zu bemerken.

20. Inwiefern fungiert die Software auch als CRM (Kundenmanagement und -kommunikation)?
    • Wie werden Kundendaten verwaltet?
    • Verknüpfung mit Angeboten, Projekten und Rechnungen?
    • Dokumentation von Notizen, Telefonaten oder E-Mail-Kommunikation (ggf. Mails direkt aus der Software heraus)?
    • Gibt es eine Erinnerungsfunktion (z. B. Wartungsintervalle)?
    • Weitere Funktionen im Bereich Kundenkommunikation und Kundenmanagement?

Die Kundenverwaltung im Programm deckt zentrale CRM-Funktionen ab, ohne sich als klassisches, vertriebsfokussiertes CRM zu positionieren: Kundenstammdaten (Adressen, Ansprechpartner, Zahlungsbedingungen, Sonderkonditionen, Notizen) werden zentral gepflegt und lassen sich per KI-gestütztem CSV-Import einfach aus einer bestehenden Software übernehmen. Kommunikation ist direkt in die Kundenansicht integriert – aus der App heraus lassen sich Anrufe tätigen, E-Mails schreiben oder Adressen in der Kartenansicht öffnen, ganz ohne Medienbruch. Sämtliche Dokumente (Angebote, Aufträge, Berichte, Rechnungen) sowie Fotos und Pläne werden automatisch dem jeweiligen Kunden zugeordnet und landen in einer zentralen Dateiablage, während ein Aktivitätsverlauf lückenlos nachvollziehbar macht, wer wann was erstellt oder bearbeitet hat. Durch die volle mobile Synchronisation mit der Cloud sowie granular einstellbare Berechtigungen ist jede Information – im Büro wie auf der Baustelle – in Echtzeit abrufbar. Damit fungiert das Programm als dein Rückgrat für Kundenbeziehungen: Es bündelt die komplette Kundenhistorie und Kommunikation entlang des gesamten Auftragsprozesses und macht sie handwerksgerecht mobil nutzbar, statt Kundendaten separat von Angeboten, Rechnungen und Baustellendokumentation zu verwalten.

21. Inwiefern unterstützt Ihre Software bei der Dokumentation?
    • Fotodokumentation (z. B. Baustelle, Schadensbilder)?
    • Ablage von Dokumenten (Pläne, Verträge, Nachweise)?
    • Wird die digitale Unterschrift unterstützt?
    • Weitere Funktionen im Bereich Dokumentation?

Das Programm bildet Dokumentation nicht als einzelnes Modul ab. Anstelle dessen wird die Dokumentation im normalen Arbeitsfluss automatisch erledigt: Der projektinterne Chat hält Kommunikation nachvollziehbar fest, versendete Fotos und Dateien landen automatisch im richtigen Projekt bzw. Dokument. Das Bautagebuch erfüllt bei umfangreichen Aufträgen die Dokumentationspflicht praktisch nebenbei – Temperatur, Witterung, ausgeführte Arbeiten und Mängel werden mobil erfasst und fließen direkt in Teilrechnung und Nachkalkulation. Das Aufmaß liefert die faktische Grundlage: individualisierbare, gewerkespezifische Formeln, mobil erfasst, pro Position ins Bautagebuch integriert und über DA11/GAEB X31 extern exportier- und prüfbar. So entstehen Vollständigkeit und Nachvollziehbarkeit automatisch aus dem täglichen Ablauf, statt nachträglich zusammengetragen werden zu müssen.

22. Inwiefern berücksichtigt Ihre Software Gewerk-spezifische Anforderungen?
    • Gibt es Module oder Funktionen, die speziell für einzelne Gewerke entwickelt wurden (z.B. für Elektriker, Maler, Dachdecker usw…)?
    • Stehen branchenspezifische Vorlagen oder Leistungskataloge zur Verfügung?
    • Weiteres zum Thema Gewerk-spezifische Besonderheiten?

Das Programm berücksichtigt gewerkespezifische Anforderungen vor allem durch Flexibilität statt starrer Vorgabe: Aufmaßformeln (Wand, Decke, Fenster, Tür etc.) sind für gängige Gewerke werkseitig hinterlegt, lassen sich aber frei anpassen oder um eigene Formeln und Maßeinheiten erweitern – ob Fußleisten beim Bodenleger, Steckdosen beim Elektriker oder Stückzahlen in der Sicherheitstechnik. Ergänzt wird das durch Schnittstellen wie GAEB, SIRADOS oder IDS-Connect, die branchenübliche, vorkalkulierte Leistungstexte und tagesaktuelle Großhändlerpreise passend zum jeweiligen Gewerk liefern. Die Kernlogik aus Aufmaß, Kalkulation und Projektmanagement bleibt dabei gewerkeübergreifend gleich, wird aber durch frei definierbare Leistungen, Formeln und Einheiten inhaltlich auf die jeweilige Fachpraxis zugeschnitten – der Betrieb passt die Software an seine Abläufe an, nicht umgekehrt.

23. Inwiefern unterstützt Ihre Software beim Mitarbeiter-Management?
    • Einsatz-/Schichtplanung?
    • Zeiterfassung & Arbeitszeitauswertung?
    • Können Urlaube, Abwesenheiten und Krankmeldungen verwaltet werden?
    • Gibt es eine Lohnvorbereitung oder eine Schnittstelle zur Lohnbuchhaltung?
    • Weiteres zum Thema Mitarbeiter-Management?

Die Personalverwaltung im Programm bündelt alle relevanten Mitarbeiterdaten zentral – Kontaktdaten, Sollarbeitszeiten, Stundenlöhne sowie individuelle Lohngruppen (Meister, Vorarbeiter, Geselle, Helfer, Azubi) inklusive Stundenkonten, Überstunden und Resturlaub. Durch die Zuordnung zu Lohngruppen werden Lohnkosten automatisch korrekt berechnet und stehen direkt für Angebote, Kalkulationen und Auswertungen bereit. Die mobile Zeiterfassung ist unmittelbar mit dem Stundenkonto verknüpft: Gebuchte Zeiten aktualisieren Soll/Ist-Arbeitszeit, Überstunden und Urlaubsreste automatisch, ohne manuellen Abgleich von Stundenzetteln. Über differenzierte Zugriffsrechte legt der Betrieb fest, welche Daten im Team-Zugang sichtbar sind und welche (etwa Kalkulationen oder Preise) geschützt bleiben. Eine zusätzliche Absicherung garantiert die Zwei-Faktor-Authentifizierung. Der eigentliche Mehrwert liegt in der Verzahnung: Lohnkosten fließen automatisch in Angebote ein, Verfügbarkeiten werden in der Einsatzplanung berücksichtigt – Personalverwaltung ist damit kein isoliertes Verwaltungsmodul, sondern aktiv in Kalkulation, Disposition und Lohnbuchhaltung eingebunden.

Jetzt Neu: Lohndaten können direkt als LODAS oder Lohn und Gehalt Datei exportiert und an das Steuerbüro übersendet werden.

24. Inwiefern unterstützt Ihre Software bei weiteren Handwerker-spezifischen Funktionen?
    • Fuhrpark-Management?
    • Aufmaß-Erstellung?
    • GAEB-/AVA-Schnittstellen?
    • Integration von Zahlungsanbietern (z. B. PayPal, Klarna, SEPA-Lastschrift)?
    • Weitere Handwerker-spezifische Funktionen?

Über die Kernprozesse hinaus deckt das Programm zahlreiche handwerksspezifische Zusatzfunktionen ab: kontaktloses Bezahlen direkt vor Ort per Mobilgerät, eine Bankanbindung für automatisierten Zahlungsabgleich, sowie KI-Funktionen wie automatische Angebotserstellung, Nachkalkulation, Arbeitsberichtserstellung, Eingangsrechnungserkennung und einen Datenimport-Assistenten für den Softwarewechsel. Ergänzt wird das durch tiefe Schnittstellenintegration (GAEB, DATEV, SIRADOS, IDS-Connect, DATANORM) für Ausschreibungen, Finanzbuchhaltung und Großhandelsanbindung, eine Cloud-App für Online/Offline-Verfügbarkeit auf der Baustelle sowie ein Abnahmeprotokoll für mobile, rechtssichere Bauabnahmen. Der gemeinsame Nenner: Alle Funktionen sind nahtlos miteinander verzahnt statt isoliert, sodass Daten (Aufmaß, Material, Arbeitszeit) durchgängig von der Angebotserstellung bis zur Rechnung weiterfließen, ohne manuelle Doppelarbeit im Büro oder auf der Baustelle.

25. Inwiefern unterstützt Ihre Software bei weiteren unternehmerischen Funktionen?
    • Finanzbuchhaltung / Datenübergabe an den Steuerberater (z. B. DATEV-Schnittstelle, Exportfunktionen für andere Buchhaltungssysteme)?
    • Controlling, Statistiken & Auswertungen?
    • Weitere unternehmerische Funktionen?

Auf der unternehmerischen Seite unterstützt das Programm mit Funktionen, die klassische Betriebssteuerung abbilden: eine Bankanbindung mit automatischem Zahlungsabgleich, Mahnwesen mit mehreren Mahnstufen, sowie Auswertungen wie Debitoren-/Kreditorenübersichten, Jahres- und Monatszusammenfassungen und die Erkennung fehlender Rechnungen oder offener Aufträge. Über die DATEV-Schnittstelle lässt sich die Finanzbuchhaltung direkt an den Steuerberater anbinden, ergänzt durch Exportmöglichkeiten für Lexware Office und sevDesk. Die Nachkalkulation stellt Soll- und Ist-Kosten je Auftrag gegenüber und liefert damit eine unternehmerische Kontrollebene über die Rentabilität einzelner Projekte. In der Summe deckt das Programm damit nicht nur operative Handwerksprozesse, sondern auch kaufmännische Kernaufgaben ab — Forderungsmanagement und Rentabilitätskontrolle laufen im selben System wie Angebot, Auftrag und Rechnung, statt über eine separate Buchhaltungssoftware.

Themenfeld 3: Preise & Leistungen

26. Wie sind die Preise & Konditionen der Software? Bitte möglichst transparent darstellen.
    • Abgestufte Funktions-Pakete?
    • Monatliche/Jährliche Kosten?
    • Mehrkosten für weitere Nutzer?
    • Mindestvertragslaufzeit und Kündigungsfrist?

Das Programm bietet zwei Pakete: Basis (39,90 €/Monat pro Büronutzer) und Pro (49,90 €/Monat), jeweils zzgl. 19 % USt. und bei Monatsverträgen jederzeit kündbar. Zusätzliche Lizenztypen gibt es für Expertennutzer wie Meister oder Poliere (26,90 € bzw. 29,90 €) und für App-Nutzer wie Kolonne oder Azubis (14,90 € bzw. 19,90 €) – ein Betrieb braucht mindestens einen Basis-Nutzer, während Kolonnen ohne Büroaufgaben günstiger als App-Nutzer eingebunden werden können.

Basis deckt die Kernprozesse ab: Kundenverwaltung, Projektmanagement mit Chat, Angebot bis Zahlung, Zeiterfassung, Kalkulation sowie GAEB-, IDS-Connect- und DATEV-Anbindung.

Pro ergänzt das um Bankanbindung mit kontaktlosem Zahlen, DATEV-Buchungsdatenservices, KI-Funktionen (Eingangsrechnungserkennung, Arbeitsberichte), die MCP-Schnittstelle zu ChatGPT/Claude, eine API-Schnittstelle, eFormulare und Lagerverwaltung.

Optional gibt es einmalige Einrichtungspakete von 299 € (Basis-Setup) bis 1.999 € (umfassende Einrichtung mit mehreren Schulungsterminen und DATEV-Kontenanlage). Wer sich nach der 14-tägigen Testphase noch unsicher ist, kann für einmalig 499 € einen einmonatigen Pilotmonat mit vollem Funktionsumfang und Dateneinrichtung buchen, der ohne Kündigung einfach ausläuft, falls die Software nicht passt.

27. Welche Support-Möglichkeiten stehen zur Verfügung?
    • Telefon, E-Mail, Live-Chat, Fernwartung…?
    • Inhouse oder externer Support?
    • Wartezeiten?
    • „Hilfe zur Selbsthilfe“, z.B. verständliche Erklärung von Fehlermeldungen oder ausführliche FAQ-Bereiche mit Videos?

Über die Webseite steht eine umfangreiche Dokumentation bereit und leistet Hilfe zur Selbsthilfe. Außerdem erscheint alle zwei Monate ein Webinar, in dem eine oder mehrere Funktionen im Detail beleuchtet werden.

Klassischen Support gibt es aber natürlich auch: Kunden erreichen den Support standardmäßig via Mail oder WhatsApp. Kunden, die ein Einrichtungspaket gebucht haben, haben außerdem einen persönlichen, telefonischen Ansprechpartner oder eine Ansprechpartnerin, die zu den üblichen Geschäftszeiten zur Verfügung stehen.

Unser Kundenservice zeichnet sich durch ein Höchstmaß an Verlässlichkeit und Kompetenz aus, was immer wieder in Bewertungen hervorgehoben wird.

28. Inwiefern wird potenziellen Neukunden der Einstieg bzw. Software-Wechsel erleichtert?
    • Gibt es eine kostenlose Testversion? Wenn ja: Wie lange, mit welchen Einschränkungen?
    • Gibt es eine Importfunktion für bestehende Daten aus anderen Softwares?
    • Wird ein Wechselservice angeboten, um den Umstieg zu erleichtern?

Der Einstieg wird auf mehreren Ebenen erleichtert: Es gibt keine Installation, keinen Server und keinen IT-Aufwand – das Büro arbeitet im Browser, das Team in der App, Updates laufen automatisch im Hintergrund. Die Datenmigration übernimmt entweder ein KI-Importassistent, der Excel-/CSV-Exporte aus der alten Software erkennt und einspielt, oder – im Rahmen eines Einrichtungspakets – das Expertenteam direkt, das Kunden-, Leistungs-, Material- und Lieferantendaten einpflegt und das Programm passend konfiguriert. Ergänzend gibt es 1–3 Schulungstermine à 60 Minuten sowie eine grundsätzlich kostenfreie, bis zu 60-minütige Beratung parallel zur Testphase. Wer sich nicht sofort binden möchte, kann nach der 14-tägigen Testphase zusätzlich das einmonatige Pilotpaket nutzen.

29. Wie aktiv wird Ihre Software weiterentwickelt?
    • Gibt es regelmäßige Funktionsupdates?
    • Inwiefern fließt das Feedback Ihrer Nutzer in die Produktentwicklung ein?

Das Programm wird äußerst regelmäßig weiterentwickelt: Praktisch monatlich, teils mehrfach im Monat erscheinen neue Funktionen und Verbesserungen – die Aktualisierungen reichen kontinuierlich von 2022 bis in den aktuellen Monat (Juli 2026) und decken sowohl kleinere Nutzungs-Verbesserungen (z. B. Drag’n’Drop, sortierbare Tabellen) als auch größere strukturelle Erweiterungen (Banking-Integration, DATEV-Schnittstellen, KI-Funktionen) ab. Besonders dynamisch entwickelt sich aktuell die MCP-Schnittstelle, die Steuerung des Programms über ChatGPT und Claude: Im April 2026 wurde zunächst das MCP-Protokoll als Grundlage eingeführt. Im Juni kamen die Fähigkeiten hinzu, Anschreiben und Anmerkungen sowie vollständige Angebote direkt über den Chat zu erstellen. Im darauffolgenden Monat, Juli, wurde der Funktionsumfang gleich um drei weitere Bereiche erweitert: das Anlegen von Leistungen und Materialien, die Verwaltung von Kunden und Kundenadressen sowie das Durchsuchen von Eingangsrechnungen – jeweils direkt aus dem KI-Chat heraus.

Das wichtigste dabei: Alle neuen Funktionen und Verbesserungen stammen aus den Erfahrungen die tausende Handwerksbetriebe in ihrem Arbeitsalltag gemacht haben. Entwickelt wird nur, was sich in der Arbeitspraxis durchsetzt.

Abschluss-Fragen:

30. Kunden-Erfahrungen: Welche Rückmeldungen bekommen Sie von Ihren bestehenden Kunden? Gibt es besondere Erfahrungsberichte, Erfolgsgeschichten oder typische Rückmeldungen, die Sie bekommen? Wofür lieben Sie Ihre Kunden? Welche Wünsche äußern Ihre Kunden ggf. noch?

Das Programm ist eines der bestbewerteten Tools in der Kategorie Handwerkersoftware. In den Einzelkategorien, egal ob Kunden-, Projekt-, oder Personalmanagement, sowie Dokumentation, Funktionsumfang und Schnittstellenintegration positioniert sich das Programm durchweg über dem jeweiligen Kategorie-Durchschnitt. Außerdem hervorgehoben wird die Benutzerfreundlichkeit, der Kundensupport, die Erfüllung der Anforderungen und die einfache Einrichtung. Mit einer Gesamtbewertung von 4,9 Sternen auf Google und OMR, sowie 4,5 Sternen im Apple Store, auf Provenexpert und bei Capterra, zählt das Programm auf rund 200 hervorragende Bewertungen von Handwerkern aus den unterschiedlichsten Gewerken.

31. Marktposition: Wie schätzen Sie die Position Ihrer Software am Markt ein? Gibt es Nutzerzahlen, unabhängige Bewertungen, Auszeichnungen oder Marktanteile, die Sie mit uns teilen können?

Das Programm rollt das dicht bespielte Feld der Handwerkersoftware als Underdog von hinten auf und räumt die Preise ab – Testsieger 2026 bei Trusted, Testsieger auf der Plattform Für-Gründer.de und bestes Preis-Leistungs-Verhältnis bei CHIP. Dabei zeigt das junge Unternehmen, dass ein erfolgreiches IT-Start-up auch anders geht: bewusst ohne Risikokapital. Genau hier liegt die zentrale Stärke des Programm-Teams: Wir sind Handwerksbetrieben viel ähnlicher. Wir haben eine ähnliche Größe, ähnliche Entscheidungsprozesse und begegnen uns auf Augenhöhe.

Diese Augenhöhe ist kein Marketingversprechen, sondern Arbeitsweise. Denn Handwerker sind ausgezeichnet darin, Probleme beim Namen zu nennen. Wir hingegen haben die digitale Kompetenz, um mithilfe modernster Technologie diese Probleme so zu lösen, dass daraus für Betriebe aus allen Gewerken Best-Practice-Prozesse entstehen. Konfrontiert mit Finanzierungsrunden, die manchen Wettbewerbern bis zu 250-mal mehr Kapital, aber kaum 3-mal so viel Kundschaft verschaffen, besinnen wir uns bewusst auf die eigenen Wurzeln – und auf die Gewissheit, von Handwerkern nur dann weiterempfohlen zu werden, wenn das Programm ihren Arbeitsalltag spürbar erleichtert.

32. Schlussplädoyer: Für welche Handwerker-Betriebe (Gewerk, Größe, Ausrichtung, Anforderungen etc.) eignet sich Ihre Software besonders gut – und für welche eher weniger?

Das Programm wurde mit dem Handwerk entwickelt, nicht am Reißbrett und das spürt man. Keine Funktion entsteht ohne ein echtes Problem aus dem Betrieb dahinter. Das Ergebnis sind durchgängige Ende-zu-Ende-Prozesse mit betriebswirtschaftlicher Tiefe: Das Programm rechnet von Anfang an mit – und ist deshalb dort am stärksten, wo andere oberflächlich bleiben.

Als echte All-in-one-Software führt das Programm zusammen, was im Betrieb sonst auf Zettel, Mailpostfächer und einzelne Tools verteilt liegt. In der Summe ergibt sich eine feingeschliffene Handwerkersoftware, die dank der neuen MCP-Einbindung direkt via ChatGPT oder Claude.ai steuerbar ist und Handwerker unter anderem ganze Angebote über den Chat erstellen lässt. Die KI entwickelt sich damit zum Agenten weiter und wird für Handwerker zum virtuellen Mitarbeiter. In Sachen zukunftsorientierte KI-Strategien ist das Programm damit der klare Branchenführer.

Einfach im Alltag, stark im Detail.

Abschließende Bemerkungen / Ergänzungen

• Unser Motto: „Einfach im Alltag, stark im Detail.“
• Unsere Mission: „Ein Werkzeug, null Sucherei.“
• Unsere KI-Strategie: „Das Programm: dein virtueller Mitarbeiter, der mitdenkt.“