HACOM als Handwerkersoftware? – Unsere Bewertung

Unser Interview mit HACOM

Wir haben die HACOM Plus GmbH über ihre SHK Software HACOM ausgefragt.

Die Antworten der HACOM Plus GmbH sind in blau markiert.

Kurz-Vorstellung:

1. Kurz & knapp: Bitte beschreiben Sie Ihre Handwerkersoftware in 3 Sätzen.

HACOM ist eine Handwerkersoftware, die seit 1987 gemeinsam mit Handwerksbetrieben entwickelt wird, mit besonderen Wurzeln im Fliesen-, Boden- und Natursteinhandwerk. Sie verbindet Kalkulation, Angebote, Aufträge, Warenwirtschaft, Baustelle und Abrechnung in einem System. Und weil Funktionen allein noch keinen Betrieb organisieren, sorgen wir mit Datenaufbereitung, begleiteter Einführung und persönlicher Betreuung dafür, dass die Software im Alltag tatsächlich funktioniert.

2. Welche Vorteile hat Ihre Software gegenüber alternativen Lösungen am Markt?

Zwei Punkte unterscheiden HACOM aus unserer Sicht am deutlichsten von vielen Alternativen.
Erstens die Anpassbarkeit: HACOM lässt sich an die Arbeitsweise eines Betriebs anpassen, von Formularen und Abläufen bis hin zu individuell programmierten Funktionen durch unsere eigenen Entwickler.
Zweitens der Funktionsumfang: Wir zerlegen HACOM nicht in einzeln zu kaufende Module. Unsere Kunden erhalten grundsätzlich das komplette System und können hineinwachsen, ohne bei jedem nächsten Schritt erst eine weitere Funktion freischalten zu lassen.

3. Hand aufs Herz: Was ist bei Ihrer Software die Schwachstelle bzw. was könnte einigen Anwendern fehlen?

HACOM ist kein reines Cloud-System, und unsere Oberfläche wirkt im direkten Vergleich zu manchen neu entwickelten Browserlösungen an einigen Stellen weniger modern. Das sprechen wir offen an.
Der Hintergrund: HACOM ist über Jahrzehnte gewachsen, und viele Anwender kennen ihre Arbeitsabläufe darin sehr genau. Grundlegende Bedienkonzepte verändern wir deshalb mit Bedacht. Eingespielte, schnelle Abläufe sind im Tagesgeschäft schlicht mehr wert als jeder Design-Trend.
Für uns ist HACOM in erster Linie ein Arbeitswerkzeug. Eine moderne Optik ist wichtig. Funktion, Geschwindigkeit und Zuverlässigkeit sind wichtiger.

4. An welche Handwerks-Berufe bzw. Gewerke richtet sich Ihre Software im Besonderen?

Unsere Wurzeln und besonderen Stärken liegen im Fliesen-, Platten- und Mosaiklegerhandwerk, im Boden- und Parkettlegerhandwerk sowie im Natursteinbereich.
Inzwischen wird HACOM darüber hinaus in nahezu allen Handwerksbereichen eingesetzt, weil sich Stammdaten, Kalkulationen und Abläufe flexibel auf den jeweiligen Betrieb einrichten lassen.

Themenfeld 1: Technik

5. Handelt es sich um eine Web-Anwendung oder eine Installationssoftware?

HACOM ist eine Windows-Client-Server-Lösung und keine Browser- oder reine Cloud-Anwendung.
Die Software läuft klassisch im Unternehmensnetzwerk. Ebenso sind Server- und virtuelle Umgebungen möglich, über die Arbeitsplätze auch standortunabhängig auf HACOM zugreifen. Die Geschwindigkeit einer echten Windows-Software bleibt so erhalten, und trotzdem lässt sich bei Bedarf auch von unterwegs oder von zu Hause aus arbeiten.

6. Ist die Software mobil nutzbar?

Ja, über mehrere Apps für unterschiedliche Aufgaben:

• Projekt-App für die Baustelle: Projektinformationen abrufen, Zeiten und Leistungen erfassen, Material buchen, Fotos dokumentieren, Aufmaße aufnehmen und digitale Unterschriften einholen.
• Chef-App: umfangreicherer mobiler Zugriff auf das HACOM-System für Geschäftsführung und Bauleitung.
• Lager-App für Lager- und Inventurprozesse.
• Baustellentagebuch-App: vollständige Bautagesberichte direkt vor Ort, inklusive Wetter, Anwesenheiten, Behinderungen, Materialverbrauch, Fotos und Unterschriften.
• Ausstellungs-App: In Ausstellungen können Kunden zum Beispiel über QR-Codes direkt Informationen zu ausgestellten Artikeln abrufen.

7. Können mehrere Nutzer/Geräte gleichzeitig arbeiten?

Ja, HACOM ist als Mehrplatzsystem ausgelegt. Typische Installationen liegen bei etwa drei bis fünf Arbeitsplätzen; gleichzeitig betreiben wir Anlagen mit bis zu rund 40 Arbeitsplätzen an einem Standort. Die technische Umgebung wird entsprechend Nutzerzahl und Datenvolumen ausgelegt.

8. Welche technischen Voraussetzungen müssen erfüllt sein?

Für die Arbeitsplätze reichen in der Regel normale, zeitgemäße Windows-Bürorechner, wie sie in den meisten Betrieben ohnehin vorhanden sind.
Bei größeren Mehrplatzinstallationen wird eine passende Server- bzw. Netzwerkinfrastruktur benötigt. Die konkrete Auslegung stimmen wir vor der Installation mit dem Kunden oder dessen IT-Dienstleister ab.

9. Ist ein Offline-Modus verfügbar?

Die zentrale HACOM-Software arbeitet in der Windows- bzw. Serverumgebung des Betriebs und ist für die tägliche Arbeit im Unternehmensnetzwerk nicht von einer externen Cloudplattform abhängig.
Eine Internetverbindung wird für Online-Schnittstellen, mobile Synchronisation und externe Dienste benötigt. Welche mobilen Funktionen offline verfügbar sind, hängt von der jeweiligen App und dem Anwendungsfall ab und wird bei der Einrichtung abgestimmt.

10. Wie ist der Umgang mit Updates?

Updates erscheinen bei uns mehrmals pro Quartal, und zwar immer dann, wenn es etwas zu liefern gibt: einen umgesetzten Kundenwunsch, eine neue Funktion oder eine gesetzliche Anpassung. Wir sammeln das nicht für einen großen Versionswechsel am Jahresende.
Dahinter steckt eine einfache Überzeugung: Ein Kunde ist nicht zufrieden, wenn seine Anregung erst Monate später ankommt. Wir stellen Änderungen bereit, solange der Wunsch noch in den Köpfen ist.
Steht ein Update zur Verfügung, erhält der Kunde direkt im System eine Meldung und kann es online aus HACOM heraus herunterladen und installieren.

11. Welche Backup-Möglichkeiten gibt es?

Neben der Einbindung in das bestehende Sicherungskonzept des Unternehmens bieten wir eine eigene Cloud-Datensicherung an: Die relevanten Daten werden regelmäßig extern gesichert, beispielsweise nachts. Gerade ein kleinerer Betrieb muss sich so nicht selbst um jedes technische Detail der Sicherung kümmern.
Alternativ oder ergänzend lässt sich HACOM in vorhandene lokale oder externe Backupkonzepte einbinden.

12. Wie wird Datensicherheit & Datenschutz sichergestellt?

Als Client-Server-Lösung behält der Betrieb selbst die Kontrolle darüber, wo seine zentralen Unternehmensdaten liegen: im eigenen Netzwerk statt zwingend auf der Plattform eines externen Anbieters.
Benutzer- und Zugriffsrechte werden entsprechend der Unternehmensstruktur eingerichtet. Datensicherung, mobile Zugriffe und Fernwartung setzen wir passend zur jeweiligen IT-Umgebung um; unsere optionale Cloud-Datensicherung erfolgt dabei verschlüsselt. HACOM wird laufend an gesetzliche Anforderungen angepasst.

13. Welche Schnittstellen zu anderen Systemen, Softwares, Tools oder Apps sind integriert?

HACOM verfügt über zahlreiche etablierte Schnittstellen aus Handwerk, Großhandel und kaufmännischer Verwaltung, unter anderem:

• IDS: direkter Zugang zum Onlineshop des Großhändlers aus HACOM heraus, mit tagesaktuellen Preisen und Verfügbarkeiten. Der gefüllte Warenkorb wird zurück in HACOM übernommen, ohne Artikelnummern abzutippen.
• DATANORM: standardisiertes Format für Artikelkataloge und Preislisten der Lieferanten, das regelmäßig eingespielt und aktualisiert wird.
• GAEB
• DATEV
• Excel-Import und -Export
• Übergabemöglichkeiten zu Microsoft Office
• elektronische Rechnungsformate wie XRechnung und ZUGFeRD
• Zahlungsabgleich
• SEPA: HACOM erzeugt eine SEPA-Datei, die direkt im Bankprogramm eingelesen werden kann

Der Grundgedanke dahinter: Daten, die bereits vorhanden sind, sollen nicht noch einmal von Hand erfasst werden müssen.

Themenfeld 2: Zentrale Funktionen im Handwerker-Alltag

14. Inwiefern unterstützt die Software bei Kalkulationen?
    • Welche Kalkulationsmöglichkeiten bietet Ihre Software?
    • Können Arbeitszeiten, Materialkosten und Gemeinkosten berücksichtigt werden?
    • Gibt es eine automatische Vor- und Nachkalkulation von Projekten?
    • Was möchten Sie sonst noch zum Thema Kalkulation anmerken?

Die Kalkulation gehört zu den zentralen Stärken von HACOM.
Möglich sind einfache ebenso wie komplexe, mehrstufige Kalkulationsmodelle. Berücksichtigt werden können unter anderem Lohn, Material, Fremd- und Maschinenleistungen, Gemeinkosten, Zuschläge und Deckungsbeiträge. Auch unterschiedliche Preislisten und Kalkulationsgrundlagen lassen sich hinterlegen.
Vor- und Nachkalkulation sind getrennt abbildbar: Auf Knopfdruck lässt sich auswerten, wie sich die tatsächlichen Kosten eines Projekts gegenüber der ursprünglichen Planung entwickelt haben.
Für das Fliesenhandwerk stehen darüber hinaus bereits vorbereitete Kalkulationsstrukturen zur Verfügung. Wichtig ist uns dabei, die Kalkulation gemeinsam mit dem Kunden so aufzubauen, dass sie tatsächlich zu seinem Betrieb passt.

15. Inwiefern unterstützt die Software bei der Angebotserstellung?
    • Wie funktioniert die Erstellung von Angeboten?
    • Gibt es Vorlagen, Varianten-Optionen oder Angebots-Konfiguratoren?
    • Können Angebote direkt digital versendet werden?
    • Umwandlung in Aufträge/Rechnungen?
    • Weitere Funktionen im Bereich Angebotserstellung?

Angebote entstehen direkt aus vorhandenen Kunden-, Artikel-, Leistungs- und Kalkulationsdaten.
Zur Verfügung stehen unter anderem Textbausteine, Angebotsvorlagen, Alternativpositionen und Nachtragsangebote. Eigene Vorlagen können Kunden selbst aufbauen.
Angebote lassen sich digital an den Kunden versenden und anschließend ohne erneute Erfassung in die weitere Auftragsabwicklung übernehmen.
Formulare und das eigene Briefpapier richten wir bereits bei der Einführung ein. Der Betrieb startet also vom ersten Tag an mit seinen eigenen, professionellen Dokumenten.

16. Inwiefern unterstützt Ihre Software bei der Rechnungsstellung?
    • Wie funktioniert die Erstellung von Rechnungen?
    • Unterstützt Ihre Software die E-Rechnungspflicht (XRechnung/ZUGFeRD)?
    • Sind Abschlags-, Teil- oder Sammelrechnungen möglich?
    • Können Zahlungen verfolgt werden? Gibt es ein Mahnwesen ggf. automatisiert durch Verknüpfung mit Bankkonten)?
    • Weitere Funktionen im Bereich Rechnungsstellung?

Aus Angeboten und Aufträgen entstehen die weiteren Belege ohne erneute Erfassung der Positionen. Unterstützt werden unter anderem:

• Abschlagsrechnungen
• Teilrechnungen
• Sammelrechnungen
• Schlussrechnungen
• Stornierungen
• Gutschriften

Auch die gesetzlichen Anforderungen an elektronische Rechnungen werden erfüllt, darunter XRechnung und ZUGFeRD.
Zusätzlich stehen ein Zahlungsabgleich und ein integriertes automatisches Mahnwesen zur Verfügung, mit denen sich offene Forderungen strukturiert überwachen lassen.

17. Inwiefern unterstützt Ihre Software beim Projekt- & Terminmanagement?
    • Gibt es eine Kalenderfunktion bzw. Terminplaner?
    • Wie werden Projekte und Aufträge organisiert?
    • Können Aufgaben bestimmten Mitarbeitern zugewiesen werden?
    • Weitere Funktionen im Bereich Projekt-/Terminmanagement?

Projekte bzw. Baustellen bilden in HACOM den Zusammenhang zwischen Kunde, Angebot, Auftrag, Dokumenten, Material, Arbeitszeiten und Abrechnung.
Für Termin- und Einsatzplanung stehen Kalender und Plantafel zur Verfügung; Mitarbeiter werden Baustellen und Zeiträumen zugeordnet.
Informationen von der Baustelle fließen über die mobilen Apps zurück ins System. So entsteht ein durchgängiger Informationsfluss zwischen Büro, Bauleitung und Baustelle.

18. Inwiefern unterstützt die Software beim Material- & Bestandsmanagement?
    • Gibt es eine Lagerverwaltung?
    • Können Bestellungen automatisiert oder direkt aus der Software erstellt werden?
    • Anbindung an Lieferanten oder Großhändler?
    • Wie werden Materialverbräuche erfasst & dokumentiert?
    • Weitere Funktionen im Bereich Material- & Bestandsmanagement?

Die integrierte Warenwirtschaft umfasst Artikel, Lieferanten, Einkauf, Bestellungen, Lagerbestände und Materialbewegungen.
Mehrere Lagerorte können verwaltet werden; Inventurfunktionen, Bestellprozesse und Materialbuchungen stehen zur Verfügung. Über IDS und DATANORM lassen sich Lieferanten- und Artikeldaten direkt einbinden.
Mit der Lager-App werden Bestände und Materialbewegungen dort erfasst, wo sich das Material tatsächlich befindet.

19. Inwiefern unterstützt Ihre Software bei der Geräte- und Werkzeugverwaltung?
    • Können Geräte und Werkzeuge in der Software erfasst und verwaltet werden?
    • Gibt es Funktionen zur Nachverfolgung von Standort, Nutzung oder Verantwortlichen?
    • Unterstützt die Software Wartungsintervalle oder Prüftermine?
    • Können Ausgaben, Reparaturen oder Ersatzbeschaffungen dokumentiert werden?
    • Weiteres zum Thema Geräte- und Werkzeugverwaltung?

Eine spezialisierte Geräte-, Werkzeug- oder GPS-Ortungsverwaltung gehört nicht zu den Kernbereichen von HACOM.
Grundlegende Informationen und Kosten lassen sich innerhalb der vorhandenen Strukturen abbilden. Betriebe, für die eine umfangreiche Werkzeugverwaltung mit Standortverfolgung, Prüfintervallen oder Telematik zentral ist, sollten diesen Punkt im Beratungsgespräch konkret mit uns abstimmen.
Wir sagen lieber offen, wo unsere Schwerpunkte liegen, als eine Funktion größer darzustellen, als sie ist.

20. Inwiefern fungiert die Software auch als CRM?
    • Wie werden Kundendaten verwaltet?
    • Verknüpfung mit Angeboten, Projekten und Rechnungen?
    • Dokumentation von Notizen, Telefonaten oder E-Mail-Kommunikation (ggf. Mails direkt aus der Software heraus)?
    • Gibt es eine Erinnerungsfunktion (z. B. Wartungsintervalle)?
    • Weitere Funktionen im Bereich Kundenkommunikation und Kundenmanagement?

Kunden, Interessenten, Lieferanten und Ansprechpartner werden zentral in HACOM verwaltet. An einer Adresse laufen alle relevanten Informationen zusammen: Angebote, Projekte, Rechnungen, Dokumente, Notizen und weitere Vorgänge.
E-Mails können direkt aus HACOM versendet und vorhandene E-Mails oder Dokumente dem jeweiligen Kunden und Vorgang zugeordnet werden.
Für die gezielte Auswertung und Ansprache lassen sich Adressen über zwölf frei definierbare Eigenschaften (Kennbuchstaben) klassifizieren. Damit kann ein Betrieb seine Kunden nach eigenen Kriterien gruppieren und später gezielt filtern, statt in einer undifferenzierten Adressliste zu suchen.
Wiedervorlagen, Termine und Erinnerungen helfen, offene Vorgänge nachzuhalten. So entsteht über die Jahre eine nachvollziehbare Kundenhistorie.

21. Inwiefern unterstützt Ihre Software bei der Dokumentation?
    • Fotodokumentation (z. B. Baustelle, Schadensbilder)?
    • Ablage von Dokumenten (Pläne, Verträge, Nachweise)?
    • Wird die digitale Unterschrift unterstützt?
    • Weitere Funktionen im Bereich Dokumentation?

HACOM verfügt über eine zentrale Dokumentenverwaltung und Archivierung. Dokumente, Pläne, Schriftverkehr, Belege und Nachweise werden dem jeweiligen Kunden, Projekt oder Auftrag zugeordnet.
Direkt auf der Baustelle lassen sich über die mobilen Apps Fotos, Notizen, Aufmaße und Leistungsnachweise erfassen und Kundenunterschriften digital einholen.
Für die tägliche Baudokumentation gibt es außerdem eine eigene Baustellentagebuch-App. Damit entsteht der Bautagesbericht direkt vor Ort: Wetter, anwesende Mitarbeiter und Nachunternehmer, ausgeführte Leistungen, Materialverbrauch, Behinderungen und besondere Vorkommnisse, ergänzt um Fotos und Unterschriften. Gerade bei Nachträgen und Streitfällen ist eine lückenlose Dokumentation oft bares Geld wert.
Wichtige Informationen stehen damit sofort für Büro, Abrechnung und Nachkalkulation bereit und müssen nicht später anhand handschriftlicher Zettel rekonstruiert werden.

22. Inwiefern berücksichtigt Ihre Software gewerkspezifische Anforderungen?
    • Gibt es Module oder Funktionen, die speziell für einzelne Gewerke entwickelt wurden (z.B. für Elektriker, Maler, Dachdecker usw…)?
    • Stehen branchenspezifische Vorlagen oder Leistungskataloge zur Verfügung?
    • Weiteres zum Thema Gewerk-spezifische Besonderheiten?

Viele Funktionen in HACOM sind nicht am Reißbrett entstanden, sondern aus den tatsächlichen Anforderungen unserer Kunden.
Am tiefsten reicht diese Erfahrung im Fliesen-, Boden-, Parkett- und Natursteinhandwerk: Dort stehen vorbereitete Kalkulationsstrukturen, Leistungstexte, Artikelstämme und branchentypische Abläufe bereit, mit denen ein Betrieb nicht bei null anfangen muss.
Für andere Gewerke werden Stammdaten, Formulare, Kalkulationen und Arbeitsabläufe individuell auf den jeweiligen Betrieb zugeschnitten.

23. Inwiefern unterstützt Ihre Software beim Mitarbeiter-Management?
    • Einsatz-/Schichtplanung?
    • Zeiterfassung & Arbeitszeitauswertung?
    • Können Urlaube, Abwesenheiten und Krankmeldungen verwaltet werden?
    • Gibt es eine Lohnvorbereitung oder eine Schnittstelle zur Lohnbuchhaltung?
    • Weiteres zum Thema Mitarbeiter-Management?

Mitarbeiter werden über Kalender und Plantafel in die Einsatzplanung einbezogen und Projekten bzw. Baustellen zugeordnet.
Arbeits-, Fahrt- und Projektzeiten lassen sich erfassen, auswerten und in der Nachkalkulation berücksichtigen. Zusätzlich bietet HACOM Funktionen zur vorbereitenden Lohnbuchhaltung; Lohndaten können über DATEV zur weiteren Verarbeitung übergeben werden.
HACOM versteht sich dabei nicht als vollständige HR- oder Recruitingsoftware, sondern konzentriert sich auf die Mitarbeiterinformationen, die für den operativen Handwerksbetrieb relevant sind.

24. Inwiefern unterstützt Ihre Software bei weiteren Handwerker-spezifischen Funktionen?
    • Fuhrpark-Management?
    • Aufmaß-Erstellung?
    • GAEB-/AVA-Schnittstellen?
    • Integration von Zahlungsanbietern (z. B. PayPal, Klarna, SEPA-Lastschrift)?
    • Weitere Handwerker-spezifische Funktionen?

Zu den weiteren handwerksspezifischen Funktionen gehören insbesondere:

• Aufmaßerstellung
• GAEB-Import und -Export
• mobile Baustellendokumentation
• Zeiterfassung
• Materialbuchungen
• Leistungsnachweise
• digitale Kundenunterschriften
• vorbereitende Lohnbuchhaltung

Ein eigenständiges Fuhrparkmanagement gehört aktuell nicht zum Funktionsumfang. Wichtiger als eine möglichst lange Funktionsliste ist uns, dass die täglich benötigten Funktionen sauber ineinandergreifen.

25. Inwiefern unterstützt Ihre Software bei weiteren unternehmerischen Funktionen?

• Finanzbuchhaltung / Datenübergabe an den Steuerberater (z. B. DATEV-Schnittstelle, Exportfunktionen für andere Buchhaltungssysteme)?
• Controlling, Statistiken & Auswertungen?
• Weitere unternehmerische Funktionen?

HACOM bietet umfangreiche Auswertungs- und Controllingmöglichkeiten: Umsätze, Aufträge, Projekte, Kunden, Artikel, Kosten, Deckungsbeiträge sowie Vor- und Nachkalkulationen lassen sich auswerten.
Für die Zusammenarbeit mit Buchhaltung und Steuerberater steht eine Belegschnittstelle für Debitoren und Kreditoren zur Verfügung. Übergeben werden nicht nur Summen, sondern die einzelnen Belege mit ihren Buchungsdaten. Das erspart dem Steuerbüro Nacherfassung und ist längst nicht in jeder Handwerkersoftware selbstverständlich.
Ebenso lassen sich relevante Umsatzdaten und Daten aus der vorbereitenden Lohnbuchhaltung über DATEV weitergeben.
Für individuelle Auswertungen stehen zusätzlich verschiedene Exportmöglichkeiten bereit, beispielsweise nach Excel.

Themenfeld 3: Preise & Leistungen

26. Wie sind die Preise & Konditionen der Software?
    • Abgestufte Funktions-Pakete?
    • Monatliche/Jährliche Kosten?
    • Mehrkosten für weitere Nutzer?
    • Mindestvertragslaufzeit und Kündigungsfrist?

HACOM wird grundsätzlich mit vollem Funktionsumfang ausgeliefert. Es gibt keine Modulliste, aus der später einzelne Funktionen nachgekauft werden müssen. Ein Betrieb kann wachsen und neue Bereiche der Software nutzen, ohne dass dafür erst etwas freigeschaltet werden muss.
HACOM kann gekauft, gemietet oder geleast werden.
Die konkrete Investition richtet sich vor allem nach der Anzahl der Arbeitsplätze und den gewünschten Dienstleistungen wie Datenübernahme, Einrichtung, Schulung oder individuellen Anpassungen. Deshalb erstellen wir für jeden Betrieb ein transparentes, individuelles Angebot, statt mit einem pauschalen Lockpreis zu werben.
Beim Kauf ist ein Softwarepflegevertrag zunächst für mindestens ein Jahr vorgesehen. Darüber hinaus gibt es keine langfristigen Mindestlaufzeiten, denn gekaufte Software gehört dem Kunden.
Wir empfehlen allerdings ausdrücklich, den Pflegevertrag dauerhaft zu behalten. Gesetzliche Vorgaben ändern sich laufend, zuletzt etwa bei der E-Rechnung, und solche Anpassungen erreichen nur Betriebe mit aktivem Vertrag. Ohne Pflege veraltet eine kaufmännische Software schneller, als den meisten lieb ist.

27. Welche Support-Möglichkeiten stehen zur Verfügung?
    • Telefon, E-Mail, Live-Chat, Fernwartung…?
    • Inhouse oder externer Support?
    • Wartezeiten?
    • „Hilfe zur Selbsthilfe“, z.B. verständliche Erklärung von Fehlermeldungen oder ausführliche FAQ-Bereiche mit Videos?

Persönlicher Support ist ein wesentlicher Bestandteil unserer Unternehmensphilosophie.
Unsere Kunden erreichen eigene HACOM-Mitarbeiter per Telefon, E-Mail und Fernwartung. Wir setzen bewusst nicht auf ein anonymes Ticketsystem, bei dem der Kunde sein Problem beschreibt und dann wartet, wer sich irgendwann darum kümmert.
Für alltägliche Fragen sind wir montags bis freitags von 9:00 bis 18:00 Uhr erreichbar. Kunden mit Softwarepflegevertrag erreichen uns darüber hinaus rund um die Uhr, auch nachts, am Wochenende und an Feiertagen.
Wichtig ist uns außerdem: Unsere Mitarbeiter verstehen nicht nur IT, sondern werden auch in den Abläufen und typischen Problemen des Handwerks geschult. Dadurch können wir oft nicht nur erklären, wo eine Funktion liegt, sondern gemeinsam überlegen, wie sich ein Problem im betrieblichen Ablauf sinnvoll lösen lässt.

28. Inwiefern wird potenziellen Neukunden der Einstieg bzw. Software-Wechsel erleichtert?

• • Gibt es eine kostenlose Testversion? Wenn ja: Wie lange, mit welchen Einschränkungen?
  • Gibt es eine Importfunktion für bestehende Daten aus anderen Softwares?
  • Wird ein Wechselservice angeboten, um den Umstieg zu erleichtern?

Ein Softwarewechsel beginnt bei uns nicht mit einem Download, sondern mit einer Live-Präsentation. Wir zeigen HACOM online oder vor Ort anhand der Abläufe, die im jeweiligen Betrieb tatsächlich vorkommen, und beantworten Fragen direkt.
Eine frei herunterladbare Testversion bieten wir bewusst nicht an. Ein Warenwirtschafts- und Kalkulationssystem entfaltet seinen Nutzen erst mit den eigenen Artikel-, Leistungs- und Kalkulationsdaten. Wer es ohne diese Grundlage und ohne Einweisung ausprobiert, sieht ein leeres System und bewertet am Ende etwas, das mit dem späteren Arbeitsalltag wenig zu tun hat. Ein gemeinsamer Termin bringt in einer Stunde mehr Klarheit als zwei Wochen Herumklicken.
Entscheidet sich ein Betrieb für den Wechsel, sehen wir uns gemeinsam die bisherigen Abläufe, Artikel- und Leistungsstrukturen, Lohnwerte und Kalkulationen an. Anschließend bereiten wir HACOM so weit wie möglich vor, bevor der Kunde zum ersten Mal produktiv damit arbeitet: Wir übernehmen Adress- und Artikeldaten aus vorhandenen Systemen, bereinigen Stammdaten, spielen Hersteller- und Lieferantenlisten ein und bauen die Kalkulationsstrukturen auf.
Installation, Einrichtung und Schulungen erfolgen wahlweise online oder vor Ort. Online-Schulungen bieten wir bewusst in kompakten, meist einstündigen Einheiten an, zum Beispiel als Fünferpaket. Statt einen Mitarbeiter einen ganzen Tag mit Informationen zu überladen, lernt er eine Stunde, wendet das Gelernte im Betrieb an und baut beim nächsten Termin darauf auf.
Für die Einführungsphase erhält jeder Neukunde einen festen Ansprechpartner. So sitzt niemand nach der Installation allein vor einem neuen System.

29. Wie aktiv wird Ihre Software weiterentwickelt?
    • Gibt es regelmäßige Funktionsupdates?
    • Inwiefern fließt das Feedback Ihrer Nutzer in die Produktentwicklung ein?

Hinter HACOM stehen eigene Entwickler, die die Software kontinuierlich pflegen und ausbauen.
Wichtigster Treiber ist dabei das Feedback unserer Kunden. Entsteht eine individuelle Anforderung, prüfen unsere Entwickler zunächst die technische Umsetzbarkeit. Eine kundenspezifische Programmierung ist grundsätzlich möglich und wird entsprechend angeboten.
Entscheidend ist dabei das Tempo: Nach der Freigabe durch die Entwicklung liegt die Umsetzung eines Kundenwunsches je nach Umfang meist bei ein bis zwei Wochen, kleinere Anpassungen gehen in wenigen Tagen. Weil unsere Entwickler im eigenen Haus sitzen, landet eine Anforderung nicht in einer Warteschlange für das nächste Release irgendwann im Folgejahr.
Das hat auch einen praktischen Grund: Wir wollen zeitnah Rückmeldung, ob eine neue Funktion im Betrieb wirklich das tut, was sie soll, und können sie dann gemeinsam nachschärfen.
Zeigt sich, dass eine neue Funktion auch für viele andere Betriebe sinnvoll ist, fließt sie anschließend in die allgemeine Weiterentwicklung von HACOM ein.
Aktuell beschäftigen wir uns unter anderem intensiv mit neuen KI-Schnittstellen und der Frage, wie künstliche Intelligenz künftig sinnvoll Arbeit im Handwerksbetrieb abnehmen kann.

Abschluss-Fragen:

30. Kunden-Erfahrungen: Welche Rückmeldungen bekommen Sie von Ihren bestehenden Kunden? Gibt es besondere Erfahrungsberichte, Erfolgsgeschichten oder typische Rückmeldungen, die Sie bekommen? Wofür lieben Sie Ihre Kunden? Welche Wünsche äußern Ihre Kunden ggf. noch?

Die wichtigste Rückmeldung unserer Kunden betrifft weniger eine einzelne Funktion als das Gefühl, bei Problemen nicht allein zu sein.
Viele schätzen, dass ihr Ansprechpartner sowohl die Software als auch ihre Arbeitsweise kennt. Bei einem Werkzeug, das täglich für Angebote, Kalkulationen, Rechnungen und Projekte gebraucht wird, wächst daraus über die Jahre ein besonderes Vertrauen.
Zwei Kundenstimmen bringen das auf den Punkt: Christoph Theissen (Fliesen Theissen GmbH & Co. KG, über 30 Arbeitsplätze an vier Standorten) schätzt an HACOM besonders, „dass man es hier mit dem Entwickler selber zu tun hat“. Probleme würden dadurch umgehend gelöst. Und Jaqueline Blümel (Konz & Schaefer GmbH), die seit 2018 mit HACOM arbeitet, lobt einen Support, „der immer da ist, wenn man Hilfe braucht“.
Natürlich gibt es auch Wünsche, etwa zusätzliche mobile Funktionen oder weitere Automatisierungen. Diese Rückmeldungen nehmen wir ernst. Gleichzeitig achten wir darauf, dass Weiterentwicklung nicht bedeutet, langjährigen Anwendern ständig ihre vertrauten Arbeitsabläufe wegzunehmen.

31. Marktposition: Wie schätzen Sie die Position Ihrer Software am Markt ein? Gibt es Nutzerzahlen, unabhängige Bewertungen, Auszeichnungen oder Marktanteile, die Sie mit uns teilen können?

HACOM wird seit 1987 entwickelt und heute von rund 800 Fachkunden in Deutschland, Österreich und der Schweiz eingesetzt. Wir gehören damit nicht zu den Anbietern, die erst mit dem aktuellen Digitalisierungsschub in den Handwerksmarkt eingestiegen sind.
Stolzer als auf die reine Kundenzahl sind wir allerdings auf die Dauer vieler Kundenbeziehungen: Zahlreiche Betriebe arbeiten seit 10, 20 oder sogar 30 Jahren mit HACOM. Wenn ein Unternehmen nach so langer Zeit weiterhin mit demselben Softwarepartner arbeitet, ist das für uns die aussagekräftigste Bewertung überhaupt.

32. Schlussplädoyer: Für welche Handwerker-Betriebe (Gewerk, Größe, Ausrichtung, Anforderungen etc.) eignet sich Ihre Software besonders gut – und für welche eher weniger?

HACOM eignet sich für kleine Handwerksbetriebe mit wenigen Arbeitsplätzen ebenso wie für größere Unternehmen mit mehreren Dutzend Nutzern an einem Standort.
Besonders gut passt HACOM zu Betrieben, die nicht einfach irgendein Rechnungsprogramm suchen, sondern Kalkulation, Warenwirtschaft, Projekte, Dokumente, Baustelle und kaufmännische Abläufe langfristig in einem System organisieren möchten. Und zu Unternehmern, die von ihrem Softwareanbieter mehr erwarten als einen Login und eine Wissensdatenbank: saubere Daten, persönliche Ansprechpartner, Branchenverständnis und die Bereitschaft, eine Lösung auch einmal individuell an den Betrieb anzupassen.
Wer dagegen ausschließlich eine sofort startbare Browser-App zum niedrigsten monatlichen Preis sucht und weder individuelle Prozesse noch eine begleitete Einführung benötigt, wird mit einer einfacheren Lösung vermutlich glücklicher.
Wir wollen nicht für jeden Betrieb die richtige Software sein. Wir möchten für die Betriebe der richtige Partner sein, die Wert darauf legen, dass ihre Software langfristig mit ihnen funktioniert.

Abschließende Bemerkungen / Ergänzungen:

Eine Frage fehlt uns bei Softwarevergleichen häufig: Was passiert nach dem Kauf?
Eine Handwerkersoftware kann noch so viele Funktionen besitzen: Wenn der Artikelstamm nicht stimmt, die Kalkulation nicht zum Betrieb passt, Mitarbeiter nicht richtig eingearbeitet wurden oder bei einem Problem niemand erreichbar ist, helfen auch 500 Funktionen nicht weiter.
Deshalb betrachten wir Software, Daten, Einrichtung, Schulung und Betreuung als eine gemeinsame Lösung, und genau daran lassen wir uns messen.
Wir verkaufen nicht einfach nur Software. Wir sorgen dafür, dass sie in Ihrem Betrieb funktioniert.